Od początku października podmioty prowadzące księgi rachunkowe mogą rozpocząć prace inwentaryzacyjne. Prace te mają na celu ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku i źródeł ich finansowania oraz skorygowania ewentualnych różnic pomiędzy stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych a stanem faktycznym. Odpowiedzialność za całe to przedsięwzięcie spoczywa na kierowniku jednostki, który nie może przerzucić tego obowiązku na inną osobę.
Co do zasady, inwentaryzację należy przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego. Jednak ze względu na spiętrzenie na ostatni dzień roku obrotowego prac związanych z zamknięciem roku, przepisy ustawy o rachunkowości umożliwiają rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych składników aktywów nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a jej zakończenie do 15. dnia roku następnego.
W podmiotach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację za 2021 r. należy przeprowadzić na 31.12.2021 r. Podmioty prowadzące księgi rachunkowe mogą rozpocząć prace inwentaryzacyjne za rok bieżący 01.10.2021 r. i zakończyć 15.01.2022 r. Dotyczy to m.in. rzeczowych składników aktywów obrotowych (np. materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów), które objęte są ewidencją magazynową oraz należności, w tym udzielonych pożyczek – wyłączając należności inwentaryzowane w drodze weryfikacji. Dokonując takiej wcześniejszej inwentaryzacji, ustalenie stanu powinno nastąpić poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji zapewnia przygotowany harmonogram inwentaryzacji oraz odpowiednie dokumenty (instrukcja inwentaryzacyjna, zarządzenie, arkusze spisowe). Kierownik jednostki powinien wydać zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji. Zarządzenie wskazuje składniki majątkowe, które będą inwentaryzowane, metody ich inwentaryzowania oraz terminy. Powołuje również komisję inwentaryzacyjną. W zależności od potrzeb powoływane są zespoły spisowe. Osoby biorące udział w inwentaryzacji należy przeszkolić.
Inwentaryzacje przeprowadza się następującymi metodami:
1) spis z natury, w tym spis składników trudno mierzalnych i niedostępnych, dokonywany poprzez obmiar, szacunek, porównanie do podobnych składników,
2) potwierdzenie salda przez kontrahenta,
3) porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami (weryfikacja sald).
