Jak prawidłowo dokonać wyceny spisu z natury?
Spis z natury Każdy podatnik prowadzący KPiR jest zobowiązany do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury. Nie informuje się o dokonaniu spisu z natury urzędu skarbowego – nie ma takiej konieczności. Spisu z natury należy dokonać i wpisać na: koniec każdego roku podatkowego, dzień 1 stycznia (wyjątek: nie ma konieczności, jeśli spis jest analogiczny jak ten na koniec roku podatkowego), dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, dzień zmiany wspólnika, dzień zmiany proporcji udziałów wspólników, dzień likwidacji działalności, dzień utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku ryczałtowego. Obowiązek sporządzenia spisu z natury wynika bezpośrednio z § 24 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. 1. Podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej „spisem z natury”, na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 43, 1495, 1649 i 2200), zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności. 2. Obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. W tym przypadku zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego. 3. Spis z natury podlega wpisaniu do księgi także wówczas, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego. § 24 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wycena spisu z natury – do kiedy należy ją wykonać? Zgodnie z § 26 ust. 7 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnik jest obowiązany dokonać wyceny najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury. Podatnicy rozliczający się za pomocą ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie mają takiego obowiązku. Jak wygląda wycena spisu z natury? Wycena spisu z natury odbywa się dla: materiałów i towarów handlowych: – według cen zakupu lub nabycia (wybór jednej z nich jest dobrowolny)– według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia (metoda obowiązkowa przy cenie rynkowej niższej niż cena zakupu lub nabycia) półwyrobów (półfabrykaty), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji: – wycenia się według kosztów wytworzenia; odpadów użytkowych (które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową): – według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania. W celu ustalenia wartości poszczególnych składników spisu z natury, tj. materiałów i towarów handlowych według cen nabycia, należy ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (kolumna 11) w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów zewidencjonowanych (w kolumnie 10). Wskaźnik można określić za pomocą wzoru: koszty uboczne zakupu x 100 / koszty zakupu towarów handlowych i materiałów Wyliczony za pomocą powyższego wzoru wskaźnik należy przemnożyć przez jednostkową cenę zakupu i ustalić wartość materiałów/towarów objętych spisem. Wycena spisu z natury – konsekwencje podatkowe Przy sporządzaniu spisu z natury należy pamiętać, że jego wycena ma bezpośredni wpływ na kwoty wykazywane w podsumowaniu KPiR oraz na podatek dochodowy: roczny – w przypadku remanentu końcowego i początkowego, liczony w ramach zaliczki – w przypadku remanentu sporządzonego w trakcie roku. W wyniku sporządzenia prawidłowego spisu z natury może bowiem powstać różnica remanentowa, która – w zależności od tego, czy remanent końcowy (lub śródroczny) jest wyższy, czy niższy od remanentu początkowego – ma wpływ na dochód do opodatkowania: remanent końcowy < remanent początkowy – dochód ulega zmniejszeniu o różnicę remanentową, remanent końcowy > remanent początkowy – dochód ulega zwiększeniu o różnicę remanentową. Reasumując, wycena spisu z natury jest obowiązkowa dla podatników prowadzących KPiR. Jest ona zależna od posiadanych składników, które są przedmiotem spisu. W niektórych przypadkach istnieje dobrowolność wyceny składnika. Wycena spisu z natury oddziałuje na podatek dochodowy.
Prace inwentaryzacyjne od 1 października 2021 r.
Od początku października podmioty prowadzące księgi rachunkowe mogą rozpocząć prace inwentaryzacyjne. Prace te mają na celu ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku i źródeł ich finansowania oraz skorygowania ewentualnych różnic pomiędzy stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych a stanem faktycznym. Odpowiedzialność za całe to przedsięwzięcie spoczywa na kierowniku jednostki, który nie może przerzucić tego obowiązku na inną osobę. Co do zasady, inwentaryzację należy przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego. Jednak ze względu na spiętrzenie na ostatni dzień roku obrotowego prac związanych z zamknięciem roku, przepisy ustawy o rachunkowości umożliwiają rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych składników aktywów nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a jej zakończenie do 15. dnia roku następnego. W podmiotach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację za 2021 r. należy przeprowadzić na 31.12.2021 r. Podmioty prowadzące księgi rachunkowe mogą rozpocząć prace inwentaryzacyjne za rok bieżący 01.10.2021 r. i zakończyć 15.01.2022 r. Dotyczy to m.in. rzeczowych składników aktywów obrotowych (np. materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów), które objęte są ewidencją magazynową oraz należności, w tym udzielonych pożyczek – wyłączając należności inwentaryzowane w drodze weryfikacji. Dokonując takiej wcześniejszej inwentaryzacji, ustalenie stanu powinno nastąpić poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg nie może być ustalony po dniu bilansowym. Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji zapewnia przygotowany harmonogram inwentaryzacji oraz odpowiednie dokumenty (instrukcja inwentaryzacyjna, zarządzenie, arkusze spisowe). Kierownik jednostki powinien wydać zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji. Zarządzenie wskazuje składniki majątkowe, które będą inwentaryzowane, metody ich inwentaryzowania oraz terminy. Powołuje również komisję inwentaryzacyjną. W zależności od potrzeb powoływane są zespoły spisowe. Osoby biorące udział w inwentaryzacji należy przeszkolić. Inwentaryzacje przeprowadza się następującymi metodami: 1) spis z natury, w tym spis składników trudno mierzalnych i niedostępnych, dokonywany poprzez obmiar, szacunek, porównanie do podobnych składników, 2) potwierdzenie salda przez kontrahenta, 3) porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami (weryfikacja sald).
Spis z natury, czyli jak sporządzić remanent?
Dla przedsiębiorcy koniec roku jest zawsze czasem szczególnie ważnym pod względem wypełnienia obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji. To dzięki niej właściciel firmy jest w stanie określić posiadane stany magazynowe. Co to jest remanent? Remanent to nic innego jak inwentaryzacja lub po prostu spis z natury. Podczas niego spisywany jest rzeczywisty stan magazynowy. Następie stan posiadanego majątku porównywany jest ze stanem widocznym w dokumentach księgowych (faktury, dokumenty magazynowe i raporty kasowe). Jeżeli okaże się, że występują różnice wówczas należy wprowadzić odpowiednie korekty stanów zgodnie z właściwymi przepisami praw oraz regułami przyjętymi w danym przedsiębiorstwie. Kiedy należy go sporządzić? Poza corocznym obowiązkiem sporządzania remanentu, spis z natury należy także sporządzić w następujących przypadkach: na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, zmiana wspólnika albo stosunku udziałów, rozpoczęcie działalności gospodarczej zamknięcie działalności gospodarczej – w takim wypadku remanent obejmuje również wyposażenie. Ponadto podatnicy mają prawo sporządzać remanent w każdej chwili w trakcie roku podatkowego. Jakie dane muszą znaleźć się w spisie z natury? Zgodnie z § 28 ust. 1 „spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały …”. Dane, które obowiązkowo powinny znaleźć się w remanencie to: datę sporządzenia spisu, nazwę firmy/ imię i nazwisko właściciela, numery pozycji, nazwę towaru lub innych elementów objętych spisem, cenę jednostkową w złotych i groszach, jednostkę miary, ilość potwierdzoną podczas inwentaryzacji, wartość wynikającą z pomnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową, sumaryczną wartość, ponumerowane arkusze, klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”, podpisy osób sporządzających inwentaryzację i uczestniczących w inwentaryzacji, podpis właściciela firmy (współwłaścicieli). Gdy spis z natury sporządzony był na dzień 31 grudnia jego sumę wpisuje się do KPiR na koniec roku podatkowego w jej ostatniej pozycji oraz otwiera się nią nowy rok podatkowy, wpisując wartość z końca poprzedniego okresu pierwszym wpisem w księdze. Nie ma wtedy konieczności sporządzania spisu z natury na dzień 1 stycznia. Wyjątki w spisie z natury Powołując się na § 28 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPIR możemy wymienić pewne wyjątki dotyczące sporządzenia spisu z natury: przy prowadzeniu księgarń i antykwariatów księgarskich – inwentaryzacją można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne przy prowadzeniu działalności kantorowej – w niej spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej – spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy