Przygotowanie do kontroli skarbowej: Jak być gotowym?
Kontrola skarbowa to procedura, której celem jest sprawdzenie, czy podatnik prawidłowo rozlicza podatki. Dla wielu przedsiębiorców jest to stresujące doświadczenie, ale odpowiednie przygotowanie może znacznie obniżyć poziom stresu i zwiększyć szanse na pomyślne przejście przez kontrolę. Co sprawdza urząd skarbowy? Urząd skarbowy (e-Urząd Skarbowy) podczas kontroli skupia się przede wszystkim na zgodności zadeklarowanych dochodów i kosztów z rzeczywistymi, prawidłowością dokumentacji księgowej, oraz prawidłowością rozliczeń podatkowych, takich jak VAT czy podatek dochodowy. Jakie dokumenty warto mieć przygotowane? Wskazówki do przygotowania Przygotowanie do kontroli skarbowej wymaga czasu i dokładności, ale jest kluczowe dla uniknięcia problemów. Systematyczne prowadzenie dokumentacji, regularne konsultacje z doradcami podatkowymi i rzetelne prowadzenie księgowości to najlepsza strategia na pomyślne przejście przez kontrolę skarbową. Kto ma prawo skontrolować Twoją firmę?
Mandat od urzędnika skarbowego
Wykroczenie skarbowe to m.in. uszczuplenie należności publicznoprawnej, np. podatku nieprzekraczające 5-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia w czasie jego popełnienia. W 2022 r. maksymalny mandat za wykroczenie skarbowe wynosi 15 050 zł. Oczywiście kara powinna być adekwatna do popełnionego czynu. Przy jej wymierzaniu bierze się również pod uwagę sytuację rodzinną podatnika, zachowanie po popełnionym czynie, wysokości kwoty uszczuplenia podatkowego. Jeżeli nie zgadzamy się z urzędnikiem, który chce na nas nałożyć mandat karny to nie podopisujemy go. Sprawa wtedy trafia do sądu. Sąd po rozpoznaniu może nałożyć karę od 301 zł do 60 200 zł.
Ewidencja czasu pracy – co zawiera i jak ją prowadzić?
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy dla osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę. Zgodnie z art. 149 §1 Kodeksu pracy ewidencja czasu pracy służy prawidłowemu ustalaniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą, czyli np. wypłaty dodatków za godziny nadliczbowe czy pracę w godzinach nocnych. Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy? W skład ewidencji czasu pracy wchodzą: liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy liczba godzin przepracowanych w porze nocnej liczba godzin nadliczbowych liczba godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia; liczba dni wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia; liczba ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru; inne usprawiedliwione nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru; nieusprawiedliwione nieobecnościach w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru; czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 6 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia). Wspomniane rozporządzenie nie zawiera wzoru ewidencji – w tej kwestii istnieje zatem dowolność przyjętej formy. Najważniejsze jest, aby prowadzona ewidencja czasu pracy zawierała wymienione wyżej elementy dotyczące czasu pracy oraz aby była prowadzona osobno dla każdego pracownika. Forma ewidencji czasu pracy Pracodawca może wybrać jedną z dwóch form prowadzenia ewidencji czasu pracy – papierową bądź elektroniczną. Prowadząc ewidencję czasu pracy w formie papierowej, pracodawca powinien zapewnić warunki, które pozwolą zabezpieczyć ewidencję czasu pracy przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Powinno się to odbywać w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest ewidencja odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Jakie symbole należy stosować w ewidencji czasu pracy w celu prawidłowego rozliczania czasu pracy? Nie ma gotowych wzorów symboli, które pracodawca musiałby stosować w ewidencji. Najczęściej spotykane to: Ch – choroba (wynagrodzenie chorobowe, które płaci pracodawca lub zasiłek chorobowy, który płaci ZUS) Op – opieka na dziecko do lat 14 lub innego członka rodziny Uw – urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni w roku w zależności od stażu pracy) Uż – urlop na żądanie (4 dni w ciągu roku w ramach limitu 20 lub 26 dni) Um – urlop macierzyński Urodz- urlop rodzicielski Uojc – urlop ojcowski Uwych – urlop wychowawczy Uok – urlop okolicznościowy (na okoliczność ślubu lub pogrzebu członków rodziny) Ub – urlop bezpłatny Zw. art 188 kp – zwolnienie na dziecko z art.188 (2 dni w ciągu roku dla rodziców wychowujących dzieci do lat 14) NUN – nieobecność usprawiedliwiona niepłatna (wyjścia, np. do sądu, które są usprawiedliwione, ale nie należy się za nie wynagrodzenie, tylko pracownik z sądu powinien otrzymać rekompensatę za utracone wynagrodzenie itp.) NUP – nieobecność usprawiedliwiona płatna (np. zwolnienie na poszukiwanie pracy, które pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi w okresie wypowiedzenia na jego wniosek czy zwolnienie w celu honorowego oddawania krwi). Oprócz oznaczenia dni nieobecności ewidencja czasu pracy powinna zawierać szczegółowe oznaczenia liczby godzin czasu pracy pracownika takich jak liczba godzin: ogółem nadliczbowych z dodatkiem 50% oraz 100% przepracowanych w niedziele i święta przepracowana w porze nocnej przepracowana w dodatkowe dni wolne od pracy w czasie dyżurów pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych niezbędnych do nauki zawodu. Ewidencja czasu pracy może także zawierać rubrykę, gdzie odnotowuje się ewentualne spóźnienia pracownika do pracy. Okres przechowywania ewidencji czasu pracy Ewidencję czasu pracy pracodawca ma obowiązek przechowywać przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania (art. 94 pkt 9b kp). Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 kp) sankcjonowanego karą grzywny od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Przykładową kartę ewidencji czasu pracy znajdziesz tutaj
Zasady prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej – oświadczenie do 31 maja 2019 r.
Do 31 maja 2019 r. należy uzyskać oświadczenie od wszystkich osób, które u podatnika prowadzą u niego ewidencję. Ustawodawca wprowadził załącznik, który ma informować osobę zainteresowaną o zasadach prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej. Wzór do podpisania ww. dokumentu można znaleźć w Rozporządzeniu lub pobrać tutaj: Oświadczenie pracownika. W załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących można przeczytać: Na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (faktury), może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zgodnie z art. 62 § 4 i § 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958, z późn. zm.)). Zaglądając do ww. przepisów można zauważyć: Kara może wynosić do 180 stawek dziennych za niewydanie paragonu, natomiast w przypadku spraw małej wagi będzie traktowane to jako wykroczenie skarbowe. Jedna stawka dzienna w 2019 r. może wynosić od 75 zł do 30 000 zł. Patrząc na powyższy zapis przy sprawach większej wagi kara może wynieść 5 400 000 zł. Wykroczenie skarbowe to przedział kwotowy od 225 zł do 45 000 zł, natomiast kara grzywny nałożona mandatem karnym nie może przekroczyć 4 500 zł.
Pakiet dla Małych i Średnich Przedsiębiorców
Sejm przyjął pakiet na MŚP. W pakiecie można znaleźć m.in.: obrót, aby posiadać status małego podatnika zostanie zwiększony z 1,2 mln euro do 2 mln euro (pozwala na płacenie kwartalnych zaliczek na podatek) możliwość zaliczenia pracy małżonka do kosztów uzyskania przychodu możliwość rozliczenia straty podatkowej do 5 mln zł (powyżej tej kwoty na obecnych zasadach) zmiana formy opodatkowania (obecnie do 20 stycznia) zostanie wydłużona do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpił pierwszy przychód w uldze za złe długi zostanie skrócony czas do 90 dni likwidacja obowiązkowych szkoleń okresowych BHP dla pracowników administracyjno-biurowych, zatrudnionych u pracodawcy zakwalifikowanego do grupy działalności, ustalonej nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka, w rozumieniu przepisów o ZUS. pracodawca mający od 20-50 pracowników będzie mógł sam pełnić zadania służby BHP podatek PCC będzie można rozliczyć zbiorczo na przestrzeni miesiąca skrócenie do 5 lat okresu obowiązkowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych (obecnie bezterminowo) możliwość wezwania telefonicznego lub mailowego przez ZUS lub pracodawcę ubezpieczonego o kontroli czasowej niezdolności do pracy. Możliwe będzie podejmowanie wszystkich uchwał przez wspólników sp. z .o.o. na odległość, w trybie obiegowym.
Książka kontroli w przedsiębiorstwie
Ustawowy obowiązek prowadzenia książki kontroli dotyczy każdego przedsiębiorcy (na mocy art. 57 ust. 1 ustawy Prawo Przedsiębiorców). Służy ona dokumentowaniu liczby i czasu trwania kontroli jego firmy. Oprócz formy papierowej (prowadzonej i przechowywanej w siedzibie firmy) dopuszczalne jest także prowadzenie jej w formie elektronicznej pod warunkiem że dane, zawarte w e-książce znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę i są na bieżąco aktualizowane. Kto i co wpisuje? Przedsiębiorca ma obowiązek dokonywać w książce kontroli wpisów informujących o tym, że zostały wykonane zalecenia pokontrolne, a także wpisów o ich uchyleniu przez odpowiedni organ. W przypadku wszczęcia kontroli (o tym jakie organy mogą skontrolować firmę przeczytasz tutaj) przedsiębiorca jest zobowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu wydruki z systemu informatycznego, książkę kontroli lub jej kopię, ale musi być ona poświadczone za zgodność z wpisem w książce kontroli. Poświadczenia o zgodności może dokonać sam przedsiębiorca. W książce wpisy w trakcie kontroli zamieszcza uprawniony do tego kontroler. Co istotne, przedsiębiorca jest zwolniony z okazania książki kontroli, jeżeli jest to niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca jest zobowiązany okazać książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez inny organ kontroli. Niewątpliwą korzyścią dla przedsiębiorcy wynikającą z powadzenia książki kontroli jest to, że służy ona jako instrument obrony przed nadmierną, niezgodną z ustawą, aktywnością organów kontroli. Co obejmują wpisy w książce? Każdy wpis obejmuje: 1) oznaczenie organu kontroli; 2) oznaczenie upoważnienia do kontroli; 3) zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli; 4) daty podjęcia i zakończenia kontroli; 5) zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych; 6) uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli; 7) uzasadnienie wszczęcia kontroli „na legitymację”; 8) uzasadnienie zastosowanych wyjątków od stosowania przepisów ochronnych przedsiębiorców przed niektórymi działaniami kontrolerów (patrz poniżej wskazania tych wyjątków); 9) uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli; 10) uzasadnienie czasu trwania przerwy.
Kto ma prawo skontrolować Twoją firmę?
Prowadząc działalność gospodarczą niestety musisz liczyć się z tym, że może spotkać Cię kontrola organów państwa. Jednak jak w każdej dziedzinie powinieneś znać swoje prawa. Kto i w jakim zakresie może skontrolować firmę? Oczywiście głównymi organami, które mogą skontrolować przedsiębiorstwo są te, z którymi jego właściciel ma kontakt raczej najczęściej tj. ZUS, Urząd Skarbowy oraz Państwowa Inspekcja Pracy. Zakład Ubezpieczeń Społecznych Inspektorzy ZUS kontrolują czy płatnik składek płacił je terminowo, czy zgłosił wszystkie uprawnione osoby do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, czy prawidłowo obliczył wszystkie składki oraz czy wypłacił odpowiednio świadczenia. Kontrolę przedsiębiorstwa poprzedzi zawiadomienie o zamiarze jej wszczęcia. Stanie się to nie wcześniej niż po 7 dniach od dnia, w którym odbierzesz zawiadomienie, i nie później niż po 30 dniach (wymaga to ponownego zawiadomienia) od dnia doręczenia zawiadomienia. Na pisemny wniosek przedsiębiorcy inspektor ZUS może zjawić się wcześniej niż po 7 dniach od doręczenia zawiadomienia. Jeżeli w tym czasie Twoją działalność gospodarczą kontroluje inna uprawniona instytucja publiczna (o których przeczytasz dalej), to inspektor kontroli ZUS odstąpi od kontroli (chyba, że wyrazisz zgodę na równoczesne prowadzenie więcej niż jednej kontroli). Kontrola wówczas odbędzie się w innym terminie. Należy pamiętać, aby prowadzić książkę kontroli w firmie, która potwierdza, że została rozpoczęta kontrola innego organu. Urząd Skarbowy Kontrola US ma głównie na celu sprawdzenie, czy przedsiębiorca wywiązuje się prawidłowo z przestrzegania przepisów prawa podatkowego. Przykładowy zakres kontroli to: naliczanie i opłacanie podatku dochodowego, zwroty VAT, prawidłowe prowadzenie dokumentacji. Co do zasady, US musi pisemnie powiadomić podatnika o zamiarze sprawdzenia, czy należycie wywiązuje się on ze swoich obowiązków podatkowych. Wówczas dokument zawiera m.in. zakres kontroli, rodzaj sprawdzanego podatku, okres objęty weryfikacją. Kontrola podatkowa może być wszczęta nie wcześniej niż po tygodniu od dnia doręczenia zawiadomienia i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia – w tym czasie podatnik może skorygować błędy i sprostować ewentualne nieścisłości w dokumentacji. Tak jak i w przypadku kontroli ZUS dopuszczalne jest przystąpienie do działań kontrolnych przed upływem tygodnia od doręczenia tego pisma. Wymaga to jednak zgody lub wniosku przedsiębiorcy. Są jednak sytuacje w których urząd się nie zapowie… a dokładnie wtedy, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego lub gdy są konieczne do zabezpieczenia dowodów ich dokonania (przykład: kontrola wydawania paragonów w sklepie). Państwowa Inspekcja Pracy Kontrole przeprowadzane przez Państwową Inspekcję Pracy mają zazwyczaj na celu zweryfikowanie, czy pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy i tych związanych z bezpieczeństwem oraz ochroną życia i zdrowia pracowników. Zgodnie z artykułem 24 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy “inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia w zakresie, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4.” Oprócz ww. instytucji ze względu na rodzaj i specyfikę prowadzonej działalności przedsiębiorca może być skontrolowany przez: – Urząd Celno-Skarbowy – Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PEFRON) – Państwowa Inspekcja Sanitarna (Sanepid) – Inspekcja Handlowa – Główny Inspektorat Weterynarii – organ udzielający koncesję – organ prowadzący rejestr działalności regulowanej – Straż Graniczna – Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych – Inspekcja Ochrony Środowiska – Państwowa Straż Pożarna – inne organy państwowe Warto pamiętać, że zgodnie z Ustawą z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej a dokładnie zgodnie z artykułem 79a ww. ustawy “czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników organów kontroli po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej“.