Wyjazdy służbowe generują nie rzadko małe wydatki w firmie. Aby taki wydatek można było zaliczyć w koszty, należy go prawidłowo udokumentować. I tak za przejazd autostradą dowodem księgowym będzie paragon. Warto pamiętać, o gromadzeniu takich dokumentów, gdyż stanowią one koszty działalności i co do zasady nie wymagają potwierdzeń dodatkową fakturą.
Paragon za autostradę jako dowód księgowy
Powołując się na rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wydatki, dla których wystarczającym dowodem ujęcia ich w podatkowej księdze jest paragon można podzielić na:
- wydatki związane z zakupem krajowym – materiały, środki czystości i BHP oraz materiały biurowe w jednostkach handlu detalicznego;
- wydatki związane z zakupem zagranicznym – paliwo i oleje.
Paragon za przejazd autostradą można potraktować jako fakturę, jeżeli zostaną spełnione warunki określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawienia faktur. Musi on zawierać:
- numer i datę wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
W przepisach nie ma natomiast żadnej wzmianki o paragonach za przejazd autostradą jako dowodach księgowych. Jednakże ze względu na specyfikę opłat za autostradę oraz trudności związane z procesem pozyskania faktury, paragon za autostradę jako “inny dowód” może być podstawą dokonania zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Zagraniczny paragon za autostradę
Zagraniczny paragon za przejazd autostradą jest traktowany na równi z paragonem za przejazd polską autostradą i może stanowić dowód poniesienia kosztu. Co prawda nie można odliczyć VAT-u, ale po przeliczeniu ich na złotówki możemy ująć je w książce przychodów i rozchodów i obniżyć podatek do zapłaty.
W przeciwieństwie do paragonów (uznawanych jako faktura) za polskie autostrady, te zagraniczne nie dają podatnikom możliwości odliczenia podatku VAT. Wydatek ujmuje się więc jako koszt w kwocie brutto. Przeliczenia na złotówki dokonuje się po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego wystawienie dokumentu.
