Akta osobowe pracowników – jak je prawidłowo prowadzić?

Jeśli zatrudniasz pracownika, masz obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W skład tej dokumentacji wchodzą: akta osobowe pracownika i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Pamiętaj, że jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy możesz zostać ukarany grzywną od 1 000 zł do nawet 30 000 zł.

Co wchodzi w skład akt osobowych?

Zgodnie z zawartymi w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przepisami, akta osobowe powinny składać się z czterech części. Są to:

• część A
• część B
• część C
• część D

Część A

Część A to część poświęcona dokumentom zgromadzonym w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Dlatego też pracodawca może żądać od kandydata na dane stanowisko złożenia następujących dokumentów:

• wypełniony kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy
• świadectwa ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki posiada pracownik – w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia,
• skierowania na badanie lekarskie oraz orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Część B

W części tej przechowywane są dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Przykłady takich dokumentów to:

• umowę o pracę,
• zakres czynności (zakres obowiązków),
• potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
• kwestionariusz osobowy dla pracownika,
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
• dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
• oświadczenie pracownika z prośbą o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce,
• informacja dotycząca równego traktowania,

Część C

Część C poświęcona jest gromadzeniu dokumentów związanych z ustaniem stosunku pracy. Są to:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• kopię świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi,
• potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
• dokumenty, które dotyczą niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Część D

W ostatniej części akt osobowych pracownika należy przechowywać:

• odpis zawiadomienia o ukaraniu,
• inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację

Masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy):

• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 r. lub później
• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:
  • oświadczenie (ZUS OSW) oraz
  • raport informacyjny (ZUS RIA).

Co robić z dokumentacją po okresie przechowywania

Po upływie okresu przechowywania były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację od pracodawcy w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu, czyli do 31 stycznia kolejnego roku. W ciągu tego miesiąca dokumentacja nie może zostać zniszczona.

Po upływie miesiąca pracodawca ma 12 miesięcy na to, żeby zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe – pracodawca nie może zachować dokumentów). W tym czasie pracodawca może, ale nie musi wydać byłemu pracownikowi jego dokumentacji pracowniczej, jeżeli ten zgłosił się po terminie.