Polski Instytut Księgowości i Finansów Sp. z o.o. – biuro rachunkowe Lublin

Akta osobowe pracowników – jak je prawidłowo prowadzić?

Jeśli zatrudniasz pracownika, masz obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W skład tej dokumentacji wchodzą: akta osobowe pracownika i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Pamiętaj, że jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy możesz zostać ukarany grzywną od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Co wchodzi w skład akt osobowych? Zgodnie z zawartymi w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przepisami, akta osobowe powinny składać się z czterech części. Są to: część A część B część C część D Część A Część A to część poświęcona dokumentom zgromadzonym w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Dlatego też pracodawca może żądać od kandydata na dane stanowisko złożenia następujących dokumentów: wypełniony kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy świadectwa ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki posiada pracownik – w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia, skierowania na badanie lekarskie oraz orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Część B W części tej przechowywane są dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Przykłady takich dokumentów to: umowę o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, kwestionariusz osobowy dla pracownika, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, oświadczenie pracownika z prośbą o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce, informacja dotycząca równego traktowania, Część C Część C poświęcona jest gromadzeniu dokumentów związanych z ustaniem stosunku pracy. Są to: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi, potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy. dokumenty, które dotyczą niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Część D W ostatniej części akt osobowych pracownika należy przechowywać: odpis zawiadomienia o ukaraniu, inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej Jak długo trzeba przechowywać dokumentację Masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy): przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 r. lub później przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie: oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Co robić z dokumentacją po okresie przechowywania Po upływie okresu przechowywania były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację od pracodawcy w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu, czyli do 31 stycznia kolejnego roku. W ciągu tego miesiąca dokumentacja nie może zostać zniszczona. Po upływie miesiąca pracodawca ma 12 miesięcy na to, żeby zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe – pracodawca nie może zachować dokumentów). W tym czasie pracodawca może, ale nie musi wydać byłemu pracownikowi jego dokumentacji pracowniczej, jeżeli ten zgłosił się po terminie. Do pobrania: