Miejsce pracy w umowie o pracę
Określenie miejsca wykonywania pracy powinno być elementem każdej umowy o pracę. Wymóg ten wynika wprost z kodeksu pracy. Jednakże przepisy te nie definiują pojęcia „miejsca wykonywania pracy”. Nie regulują również sposobu, w jaki miejsce to powinno zostać wskazane w umowie, dając stronom stosunku pracy dużą swobodę w tym zakresie. Takie podejście rodzi szereg wątpliwości natury praktycznej. W szczególności w przypadku pracowników, których charakter pracy wiąże się z wykonywaniem obowiązków na rozległych obszarach lub z cykliczną zmianą miejsca świadczenia pracy. Rodzaj pracy i miejsce jej świadczenia Zewnętrznym przejawem nawiązania stosunku pracy w większości przypadków jest zawarcie umowy o pracę. Powinna ona określać strony umowy, jej rodzaj i datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w tym rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania. Obowiązkowym elementem umowy o pracę jest zapis dotyczący stałego miejsca wykonywania pracy. Należy pamiętać, że strony stosunku pracy mają dużą swobodę w sposobie określenia miejsca wykonywania pracy. Tenże składnik treści umowy można określić przez wskazanie stałego punktu, którym może być przykładowo siedziba pracodawcy, adres jednostki organizacyjnej, ale też całkowicie inne miejsce, niezwiązane z pracodawcą. Nie tylko stacjonarne miejsce pracy Przepisy prawa pracy nie przewidują szczegółowych zasad określania w umowie o pracę miejsca jej świadczenia. Jednak sposób określenia miejsca pracy powinien być powiązany z jej rodzajem. W związku z tym miejsce wykonywania pracy może być określone: punktowo (np. poprzez wskazanie konkretnego adresu siedziby pracodawcy), jako obszar geograficzny (obszarowo), w sposób ruchomy. W przypadku pracowników, którzy wykonują pracę w stałym miejscu (w szczególności pracowników biurowych, czy zatrudnionych w zakładach produkcyjnych) wystarczy wskazać w umowie pewien punkt geograficzny, w którym pracownicy wykonują regularnie swoje obowiązki. Może to być dokładny adres pracodawcy, ale wystarczy podanie miejscowości, w której praca jest wykonywana. Miejsce świadczenia pracy nie musi być tożsame z siedzibą pracodawcy. Jeśli zatem dana firma ma w Polsce kilka biur, każde z nich może być wskazane dla pracujących w nim osób jako ich miejsce pracy. W przypadku pracowników „terenowych”, takich jak np. przedstawiciele handlowi, dla których kluczowym elementem obowiązków jest ciągłe przemieszczanie się „od zadania do zadania”, miejsce pracy może obejmować pewien obszar geograficzny. Przykładowo, jeżeli pracownik zdecydowaną większość swoich obowiązków wykonuje na obszarze dwóch województw, to te województwa należy wskazać w umowie o pracę jako stałe miejsce jej świadczenia. Odrębną grupą pracowników mobilnych są pracownicy budowlani, którzy często przemieszczają się po określonym terenie, ale zatrzymują się na pewien czas w określonych miejscowościach (prowadzenia budów). Wobec takich pracowników sprawdza się ustalenie ruchomego miejsca pracy. Przy zastosowaniu tej metody w umowie o pracę powinien być określony pewien obszar działalności pracodawcy, ze wskazaniem, że miejscem pracy pracownika są miejsca prowadzenia budów na tym obszarze. Przy czym, jeżeli inwestycje budowlane realizowane przez pracodawcę przypadają w większości na pewnym obszarze kraju (np. większość inwestycji skupia się na terenie kilku województw), właściwe jest wskazanie tego mniejszego terenu jako miejsca wykonywania pracy.
Akta osobowe pracowników – jak je prawidłowo prowadzić?
Jeśli zatrudniasz pracownika, masz obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W skład tej dokumentacji wchodzą: akta osobowe pracownika i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Pamiętaj, że jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy możesz zostać ukarany grzywną od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Co wchodzi w skład akt osobowych? Zgodnie z zawartymi w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przepisami, akta osobowe powinny składać się z czterech części. Są to: część A część B część C część D Część A Część A to część poświęcona dokumentom zgromadzonym w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Dlatego też pracodawca może żądać od kandydata na dane stanowisko złożenia następujących dokumentów: wypełniony kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy świadectwa ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki posiada pracownik – w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia, skierowania na badanie lekarskie oraz orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Część B W części tej przechowywane są dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Przykłady takich dokumentów to: umowę o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, kwestionariusz osobowy dla pracownika, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, oświadczenie pracownika z prośbą o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce, informacja dotycząca równego traktowania, Część C Część C poświęcona jest gromadzeniu dokumentów związanych z ustaniem stosunku pracy. Są to: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi, potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy. dokumenty, które dotyczą niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Część D W ostatniej części akt osobowych pracownika należy przechowywać: odpis zawiadomienia o ukaraniu, inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej Jak długo trzeba przechowywać dokumentację Masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy): przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 r. lub później przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie: oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Co robić z dokumentacją po okresie przechowywania Po upływie okresu przechowywania były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację od pracodawcy w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu, czyli do 31 stycznia kolejnego roku. W ciągu tego miesiąca dokumentacja nie może zostać zniszczona. Po upływie miesiąca pracodawca ma 12 miesięcy na to, żeby zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe – pracodawca nie może zachować dokumentów). W tym czasie pracodawca może, ale nie musi wydać byłemu pracownikowi jego dokumentacji pracowniczej, jeżeli ten zgłosił się po terminie. Do pobrania: