Rozliczanie diet dla pracowników odbywających podróże służbowe to ważny aspekt prowadzenia działalności gospodarczej. Często pracodawcy zapewniają swoim pracownikom częściowe wyżywienie podczas takich wyjazdów, co ma bezpośredni wpływ na wysokość przysługujących diet.
Podstawowe zasady dotyczące diet
Dieta to świadczenie pieniężne, które przysługuje pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowej. Ma ona na celu pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków. Wysokość diet oraz zasady ich rozliczania reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Zgodnie z tym rozporządzeniem, dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży służbowej (stan na 2024 rok, koszty podróży krajowej pracownika ).
Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety, czyli 22,50 zł,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości
- jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości
Zapewnienie częściowego wyżywienia a wysokość diet
Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi częściowe wyżywienie w trakcie podróży służbowej, dieta ulega odpowiedniemu pomniejszeniu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wysokość diety zmniejsza się o następujące kwoty:
- Śniadanie: 25% diety
- Obiad: 50% diety
- Kolacja: 25% diety
W przypadku delegacji zagranicznej:
- Śniadanie: 15% diety
- Obiad: 30% diety
- Kolacja: 30% diety
Rozliczanie diet przy różnych wariantach wyżywienia
Zapewnienie wszystkich posiłków: Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi wszystkie trzy posiłki (śniadanie, obiad, kolację), dieta nie przysługuje, ponieważ pokrycie kosztów wyżywienia przez pracodawcę w pełni zastępuje dietę. Nie dotyczy to bowiem delegacji zagranicznej, w tym przypadku mimo zapewnienia całodziennego wyżywienia pracownikowi przysługuję prawo do 25% diety.
Zapewnienie dwóch posiłków: Jeśli pracodawca zapewnia dwa posiłki, np. śniadanie i obiad, dieta zostanie pomniejszona o 75% (25% za śniadanie i 50% za obiad).
Zapewnienie jednego posiłku: Jeśli pracodawca zapewnia tylko jeden posiłek, np. kolację, dieta zostanie pomniejszona o 25% stawki.
Dokumentowanie i rozliczanie diet
Pracodawca musi odpowiednio udokumentować fakt zapewnienia wyżywienia, aby móc prawidłowo pomniejszyć dietę. W praktyce najczęściej odbywa się to poprzez:
- Zamieszczenie informacji o zapewnionym wyżywieniu w poleceniu wyjazdu służbowego.
- Przedstawienie rachunków lub faktur za posiłki.
- Sprawozdania pracownika z podróży służbowej, zawierającego informacje o otrzymanych posiłkach.
Rozliczanie diet przy zapewnieniu częściowego wyżywienia wymaga przestrzegania określonych przepisów i zasad. Pracodawca musi dokładnie dokumentować fakt zapewnienia posiłków, aby prawidłowo pomniejszyć wysokość diet przysługujących pracownikowi. Przestrzeganie tych zasad pozwala na uniknięcie błędów w rozliczeniach oraz zapewnienie uczciwego i zgodnego z przepisami traktowania pracowników odbywających podróże służbowe. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą skutecznie zarządzać kosztami związanymi z wyjazdami służbowymi, jednocześnie dbając o dobro swoich pracowników.
Więcej na temat kosztów ponoszonych przez pracodawcę, możesz przeczytać w naszym artykule – Koszty stałe i zmienne – klasyfikacja kosztów w działalności gospodarczej.
