Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wśród przedsiębiorców wiele obaw. Jedną z najczęstszych jest pytanie: „Co się stanie, jeśli mój kontrahent zapomni o KSeF i prześle mi zwykłą fakturę mailem lub pocztą? Czy stracę prawo do odliczenia VAT-u?”.
Mamy dla Was bardzo dobrą wiadomość. Fiskus wydał w tej sprawie jasne interpretacje, które stają po stronie przedsiębiorców.
Problem: Sprzedawca omija system, Ty masz kłopot?
Zgodnie z nowymi przepisami, przedsiębiorcy mają obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane w systemie KSeF. Życie pisze jednak różne scenariusze – awaria systemu, błąd księgowej dostawcy albo zwykłe gapiostwo mogą sprawić, że zamiast nowoczesnej e-faktury otrzymasz „stary” dokument (papierowy lub PDF).
Wielu przedsiębiorców bało się, że Urząd Skarbowy uzna taką fakturę za nieważną, a tym samym zablokuje możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego z takiego zakupu.
Rozwiązanie: Liczy się prawda, a nie format pliku
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) rozwiał te wątpliwości. W najnowszych interpretacjach potwierdzono, że masz prawo odliczyć VAT nawet z faktury wystawionej błędnie poza systemem KSeF.
Dlaczego? Ponieważ dla organów podatkowych najważniejsze są trzy kwestie:
- Faktyczne dokonanie transakcji – towar został kupiony lub usługa wykonana.
- Związek z działalnością – zakup służy Twojej firmie do czynności opodatkowanych.
- Prawdziwość danych – faktura (nawet ta papierowa) odzwierciedla rzeczywistość.
To, że sprzedawca nie dopełnił swojego obowiązku technicznego i nie „przepuścił” faktury przez KSeF, jest jego błędem, za który Ty jako nabywca nie możesz być karany brakiem możliwości odliczenia podatku.
Podstawa prawna – zapisz te numery
Dla księgowych i osób lubiących mieć „podkładkę” w dokumentach, przytaczamy konkretne pisma, w których Dyrektor KIS potwierdził to stanowisko. Warto je znać w razie kontroli lub pytań działu księgowości:
- Interpretacja indywidualna z dnia 17 października 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.751.2025.1.KAB
- Interpretacja indywidualna z dnia 4 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA
Podsumowanie
Powyższe interpretacje sugerują, że podatnik będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT od faktury wystawionej poza system KSeF, natomiast należy pamiętać, że stanowisko fiskusa może zmienić się w każdym czasie, więc warto na bieżąco sprawdzać czy powyższe interpretacje nie zostały zmienione, uchylone lub zostało stwierdzone wygaśnięcie interpretacji.
