Dokumentacja w zakresie ewidencji czasu pracy- jak ją prowadzić?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika bezpośrednio z zapisów Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks Pracy. § 1.Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.§ 2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Art. 149 KP Dla pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, nie ewidencjonuje się godzin pracy. Dla tych pracowników stosowana jest uproszczona ewidencja, w której pracodawca ma obowiązek wykazywać: dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia; rodzaj i wymiar zwolnień od pracy; rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy i wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy. Uproszczona ewidencja czasu pracy nie zwalnia pracodawcy również z prowadzenia innej dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, wskazanej w § 6 pkt 1 lit. b–d rozporządzenia. Ewidencjonowanie czasu pracy Obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej określa katalog dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy. Jednym z tych dokumentów jest ewidencja czasu prowadzona dla każdego pracownika indywidualnie. Zgodnie z § 6 ww. rozporządzenia pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika oddzielnie dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą: 1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą: a. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o: • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, • liczbie godzin nadliczbowych, • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego, b. wnioski pracownika dotyczące: • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy), • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy), • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), • stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy), • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy), c. dokumenty związane: • ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy), • z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy), • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy, d. zgoda: • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy), • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy); 2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego; 3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy); 4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy). Wprowadzone zmiany dotyczące wskazania w ewidencji czasu pracy liczby przepracowanych godzin w poszczególnych dobach oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy mają służyć kontroli przestrzegania przepisów o dobie pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. w ewidencji czasu pracy należy również podać liczbę godzin dyżuru oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem na miejsce jego pełnienia. Informacje te pozwalają określić, czy nie zostało naruszone prawo pracownika do 11-godzinnego nieprzerwanego dobowego odpoczynku. Przepisy wymagają także zamieszczenia w ewidencji czasu pracy rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, jak też wymiaru nieobecności nieusprawiedliwionej. Ponadto w przypadku dni wolnych od pracy wymagane jest wskazanie tytułu ich udzielenia (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w niedzielę lub święta). Przechowywanie dokumentacji pracowniczej Zgodnie z § 8 rozp. z 10 grudnia 2018 roku pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Przepisy kodeksu pracy pozwalają na prowadzenie dokumentacji osobowej elektronicznie. Warunki dotyczące dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej zostały zawarte w Rozdziale 3 rozp. z 10 grudnia 2018 roku. Udostępnienie karty ewidencji czasu pracy Na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek udostępnić mu kartę ewidencji czasu pracy. Prawo do wglądu ma również Państwowa Inspekcja Pracy. Należy pamiętać, że udostępnienie karty ewidencji czasu pracy innym jest zabronione ze względu na ochronę danych osobowych. Konsekwencje nieprowadzenia karty ewidencji czasu pracy Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł
Ewidencja czasu pracy – co zawiera i jak ją prowadzić?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy dla osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę. Zgodnie z art. 149 §1 Kodeksu pracy ewidencja czasu pracy służy prawidłowemu ustalaniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą, czyli np. wypłaty dodatków za godziny nadliczbowe czy pracę w godzinach nocnych. Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy? W skład ewidencji czasu pracy wchodzą: liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy liczba godzin przepracowanych w porze nocnej liczba godzin nadliczbowych liczba godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia; liczba dni wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia; liczba ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru; inne usprawiedliwione nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru; nieusprawiedliwione nieobecnościach w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru; czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 6 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia). Wspomniane rozporządzenie nie zawiera wzoru ewidencji – w tej kwestii istnieje zatem dowolność przyjętej formy. Najważniejsze jest, aby prowadzona ewidencja czasu pracy zawierała wymienione wyżej elementy dotyczące czasu pracy oraz aby była prowadzona osobno dla każdego pracownika. Forma ewidencji czasu pracy Pracodawca może wybrać jedną z dwóch form prowadzenia ewidencji czasu pracy – papierową bądź elektroniczną. Prowadząc ewidencję czasu pracy w formie papierowej, pracodawca powinien zapewnić warunki, które pozwolą zabezpieczyć ewidencję czasu pracy przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Powinno się to odbywać w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest ewidencja odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Jakie symbole należy stosować w ewidencji czasu pracy w celu prawidłowego rozliczania czasu pracy? Nie ma gotowych wzorów symboli, które pracodawca musiałby stosować w ewidencji. Najczęściej spotykane to: Ch – choroba (wynagrodzenie chorobowe, które płaci pracodawca lub zasiłek chorobowy, który płaci ZUS) Op – opieka na dziecko do lat 14 lub innego członka rodziny Uw – urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni w roku w zależności od stażu pracy) Uż – urlop na żądanie (4 dni w ciągu roku w ramach limitu 20 lub 26 dni) Um – urlop macierzyński Urodz- urlop rodzicielski Uojc – urlop ojcowski Uwych – urlop wychowawczy Uok – urlop okolicznościowy (na okoliczność ślubu lub pogrzebu członków rodziny) Ub – urlop bezpłatny Zw. art 188 kp – zwolnienie na dziecko z art.188 (2 dni w ciągu roku dla rodziców wychowujących dzieci do lat 14) NUN – nieobecność usprawiedliwiona niepłatna (wyjścia, np. do sądu, które są usprawiedliwione, ale nie należy się za nie wynagrodzenie, tylko pracownik z sądu powinien otrzymać rekompensatę za utracone wynagrodzenie itp.) NUP – nieobecność usprawiedliwiona płatna (np. zwolnienie na poszukiwanie pracy, które pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi w okresie wypowiedzenia na jego wniosek czy zwolnienie w celu honorowego oddawania krwi). Oprócz oznaczenia dni nieobecności ewidencja czasu pracy powinna zawierać szczegółowe oznaczenia liczby godzin czasu pracy pracownika takich jak liczba godzin: ogółem nadliczbowych z dodatkiem 50% oraz 100% przepracowanych w niedziele i święta przepracowana w porze nocnej przepracowana w dodatkowe dni wolne od pracy w czasie dyżurów pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych niezbędnych do nauki zawodu. Ewidencja czasu pracy może także zawierać rubrykę, gdzie odnotowuje się ewentualne spóźnienia pracownika do pracy. Okres przechowywania ewidencji czasu pracy Ewidencję czasu pracy pracodawca ma obowiązek przechowywać przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania (art. 94 pkt 9b kp). Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 kp) sankcjonowanego karą grzywny od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Przykładową kartę ewidencji czasu pracy znajdziesz tutaj