Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy 

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika bezpośrednio z zapisów Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks Pracy. 

§ 1.
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
§ 2. 
W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Art. 149 KP

Dla pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, nie ewidencjonuje się godzin pracy. Dla tych pracowników stosowana jest uproszczona ewidencja, w której pracodawca ma obowiązek wykazywać: 

  • dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia;  
  • rodzaj i wymiar zwolnień od pracy;  
  • rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy i wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.  

Uproszczona ewidencja czasu pracy nie zwalnia pracodawcy również z prowadzenia innej dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, wskazanej w § 6 pkt 1 lit. b–d rozporządzenia.  

Ewidencjonowanie czasu pracy 

Obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej określa katalog dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy. Jednym z tych dokumentów jest ewidencja czasu prowadzona dla każdego pracownika indywidualnie. 

Zgodnie z § 6 ww. rozporządzenia pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika oddzielnie dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą: 

1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą: 

a. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o: 

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, 

• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, 

• liczbie godzin nadliczbowych, 

• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, 

• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, 

• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, 

• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, 

• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, 

• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego, 

b. wnioski pracownika dotyczące: 

• udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, 

• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy), 

• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy), 

• stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), 

• stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), 

• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy), 

• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy), 

c. dokumenty związane: 

• ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy), 

• z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy), 

• z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy, 

d. zgoda: 

• pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy), 

• pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy); 

2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego; 

3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy); 

4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy). 

Wprowadzone zmiany dotyczące wskazania w ewidencji czasu pracy liczby przepracowanych godzin w poszczególnych dobach oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy mają służyć kontroli przestrzegania przepisów o dobie pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. w ewidencji czasu pracy należy również podać liczbę godzin dyżuru oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem na miejsce jego pełnienia. Informacje te pozwalają określić, czy nie zostało naruszone prawo pracownika do 11-godzinnego nieprzerwanego dobowego odpoczynku. 

Przepisy wymagają także zamieszczenia w ewidencji czasu pracy rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, jak też wymiaru nieobecności nieusprawiedliwionej. Ponadto w przypadku dni wolnych od pracy wymagane jest wskazanie tytułu ich udzielenia (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w niedzielę lub święta). 

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 

Zgodnie z § 8 rozp. z 10 grudnia 2018 roku pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. 

Przepisy kodeksu pracy pozwalają na prowadzenie dokumentacji osobowej elektronicznie. Warunki dotyczące dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej zostały zawarte w Rozdziale 3 rozp. z 10 grudnia 2018 roku.  

Udostępnienie karty ewidencji czasu pracy 

Na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek udostępnić mu kartę ewidencji czasu pracy. Prawo do wglądu ma również Państwowa Inspekcja Pracy. Należy pamiętać, że udostępnienie karty ewidencji czasu pracy innym jest zabronione ze względu na ochronę danych osobowych. 

Konsekwencje nieprowadzenia karty ewidencji czasu pracy 

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy). 

Przykładowy wzór ewidencji czasu pracy znajdziesz tutaj.

Udostępnij:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.