Ewidencja czasu pracy – co zawiera i jak ją prowadzić?
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy dla osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę. Zgodnie z art. 149 §1 Kodeksu pracy ewidencja czasu pracy służy prawidłowemu ustalaniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą, czyli np. wypłaty dodatków za godziny nadliczbowe czy pracę w godzinach nocnych.
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
W skład ewidencji czasu pracy wchodzą:
liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy
liczba godzin przepracowanych w porze nocnej
liczba godzin nadliczbowych
liczba godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;
liczba dni wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
liczba ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru;
inne usprawiedliwione nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru;
nieusprawiedliwione nieobecnościach w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru;
czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 6 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia).
Wspomniane rozporządzenie nie zawiera wzoru ewidencji – w tej kwestii istnieje zatem dowolność przyjętej formy. Najważniejsze jest, aby prowadzona ewidencja czasu pracy zawierała wymienione wyżej elementy dotyczące czasu pracy oraz aby była prowadzona osobno dla każdego pracownika.
Forma ewidencji czasu pracy
Pracodawca może wybrać jedną z dwóch form prowadzenia ewidencji czasu pracy – papierową bądź elektroniczną. Prowadząc ewidencję czasu pracy w formie papierowej, pracodawca powinien zapewnić warunki, które pozwolą zabezpieczyć ewidencję czasu pracy przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Powinno się to odbywać w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest ewidencja odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Jakie symbole należy stosować w ewidencji czasu pracy w celu prawidłowego rozliczania czasu pracy?
Nie ma gotowych wzorów symboli, które pracodawca musiałby stosować w ewidencji. Najczęściej spotykane to:
Ch – choroba (wynagrodzenie chorobowe, które płaci pracodawca lub zasiłek chorobowy, który płaci ZUS)
Op – opieka na dziecko do lat 14 lub innego członka rodziny
Uw – urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni w roku w zależności od stażu pracy)
Uż – urlop na żądanie (4 dni w ciągu roku w ramach limitu 20 lub 26 dni)
Um – urlop macierzyński
Urodz- urlop rodzicielski
Uojc – urlop ojcowski
Uwych – urlop wychowawczy
Uok – urlop okolicznościowy (na okoliczność ślubu lub pogrzebu członków rodziny)
Ub – urlop bezpłatny
Zw. art 188 kp – zwolnienie na dziecko z art.188 (2 dni w ciągu roku dla rodziców wychowujących dzieci do lat 14)
NUN – nieobecność usprawiedliwiona niepłatna (wyjścia, np. do sądu, które są usprawiedliwione, ale nie należy się za nie wynagrodzenie, tylko pracownik z sądu powinien otrzymać rekompensatę za utracone wynagrodzenie itp.)
NUP – nieobecność usprawiedliwiona płatna (np. zwolnienie na poszukiwanie pracy, które pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi w okresie wypowiedzenia na jego wniosek czy zwolnienie w celu honorowego oddawania krwi).
Oprócz oznaczenia dni nieobecności ewidencja czasu pracy powinna zawierać szczegółowe oznaczenia liczby godzin czasu pracy pracownika takich jak liczba godzin:
ogółem
nadliczbowych z dodatkiem 50% oraz 100%
przepracowanych w niedziele i święta
przepracowana w porze nocnej
przepracowana w dodatkowe dni wolne od pracy
w czasie dyżurów
pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych niezbędnych do nauki zawodu.
Ewidencja czasu pracy może także zawierać rubrykę, gdzie odnotowuje się ewentualne spóźnienia pracownika do pracy.
Okres przechowywania ewidencji czasu pracy
Ewidencję czasu pracy pracodawca ma obowiązek przechowywać przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania (art. 94 pkt 9b kp).
Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 kp) sankcjonowanego karą grzywny od 1 000 zł do nawet 30 000 zł.
Przykładową kartę ewidencji czasu pracy znajdziesz tutaj
