Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ujmują w niej tylko te koszty, które spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Mogą to zrobić z zastosowaniem metody memoriałowej lub uproszczonej (kasowej).
Metoda memoriałowa
Podatnik ewidencjonując koszty w księdze metodą memoriałową musi rozpoznać i na odmiennych zasadach rozliczyć:
- koszty bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty bezpośrednie), a więc takie, które mają bezpośredni wpływ na osiąganie przychodów;
- koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty pośrednie) związane z ogółem prowadzonej działalności.
Koszty bezpośrednie potrąca się w momencie osiągnięcia odpowiadających im przychodów, a koszty pośrednie w dacie ich poniesienia. W przypadku, gdy koszty dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku potrącane są proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
W przepisach podatkowych na próżno jest szukać określenia kosztów bezpośrednich czy pośrednich. Ocena, czy dany koszt należy zakwalifikować do kosztów bezpośrednich lub pośrednich, należy do podatnika. To on, uwzględniając specyfikę prowadzonej działalności oraz konkretny cel poniesienia kosztu, ocenia jego rodzaj.
Metoda uproszczona
W metodzie tej koszty potrącane są zasadniczo w momencie ich poniesienia tj. dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. W przypadku stosowania tej metody bez znaczenia pozostaje, jakiego okresu dotyczy poniesiony koszt, liczy się dzień jego poniesienia.
Uwaga! Uproszczenie w tej metodzie nie dotyczy wszystkich wydatków. Wyjątek stanowią m.in. wypłacane wynagrodzenia oraz składki ZUS zapłacone przez pracodawcę. Takie wydatki księguje się w faktycznej dacie zapłaty.
Decyzja o wyborze metody ewidencjonowania jest dobrowolna i należy do podatnika. Należy pamiętać, że raz wybrana metoda musi być stosowana przez cały rok podatkowy i może zostać zmieniona dopiero z początkiem kolejnego roku podatkowego. Co ważne, faktu zmiany metody nie trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego.
Szczególne koszty
Do innych kosztów rozliczanych w sposób szczególny niezależny od wybranej metody rozliczania kosztów należą również:
- wynagrodzenia pracowników – stanowią one koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za które są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lun innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku niedotrzymania terminu, należności te są kosztem podatkowym w chwili ich wypłacenia.
- składki ZUS pracowników – stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który świadczenia te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z przepisów składkowych. Wtedy do księgi można je wpisać w miesiącu, za który należne są wynagrodzenia. W przypadku uchybienia temu terminowi, składki te stanowią koszty podatkowe w miesiącu ich zapłaty.
- odpisy na ZFŚS – będą kosztem w dacie wypłaty środków;
- odsetki od pożyczek i kredytów – staną się kosztem w chwili ich uregulowania;
- podatkowe różnice kursowe – stanowią koszty jeśli są zrealizowane.
Przykład 1
Podatnik otrzymał fakturę za prąd, wystawioną 30 grudnia 2022 r., obejmującą opłaty za grudzień 2022 r., styczeń oraz luty 2023 r. w kwocie 900 zł. Jak powinien ująć fakturę w KPiR, gdy stosuje metodę memoriałową ujmowania kosztów?
Faktura za prąd stanowi koszt pośredni. W związku z tym, że obejmuje swoim zakresem dwa lata podatkowe, należy dokonać jego podziału na lata podatkowe, których wydatek dotyczy. Kwota 300 zł powinna zostać ujęta w KPiR w grudniu 2022 roku, natomiast pozostała suma – 600 zł – w styczniu roku 2023.
Przykład 2
Przedsiębiorca nabył polisę OC, która obejmuje okres od 1 lipca 2023 r. do 30 czerwca 2024 r. Tak wystawiona polisa obejmuje dwa lata podatkowe. Jak taki koszt należy zaksięgować w KPiR, gdy przedsiębiorca stosuje metodę uproszczoną?
Za datę poniesienia kosztu uznaje się datę wystawienia faktury. Zgodnie z powyższym, wartość całej faktury należy ująć jednorazowo, w dacie wystawienia dokumentu, a co za tym idzie, wartość całej polisy należy ująć w dacie 1 lipca 2023 r.
Przykład 3
Firma „MEBLIX” wypłaca wynagrodzenie pracownikom za dany miesiąc do ostatniego dnia miesiąca. Wynagrodzenie za grudzień 2022 r. zostało wypłacone 30 listopada 2022 r. Składki na ubezpieczenie społeczne, FP i FGŚP zostały opłacone do 20 grudnia. Kiedy przedsiębiorca może ująć je w kosztach uzyskania przychodu?
Składki za listopad opłacone do 20 grudnia będą stanowiły koszt podatkowy listopada.
