Kosztem uzyskania przychodu może być wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, jego zabezpieczenia lub zachowania źródła. Musi mieć związek przyczynowy z prowadzoną działalnością i być odpowiednio udokumentowany.
Jedzenie i napoje mogą być kosztem podatkowym gdy:
- spotkanie ma charakter służbowy, a nie reprezentacyjny (czyli nie jest „na pokaz”).
- odbywa się w siedzibie firmy lub w neutralnym miejscu (np. kawiarnia), ale jego celem jest negocjacja, podpisanie umowy, omówienie projektu itp.
- Dotyczy to np. kawy, wody, herbaty, drobnych przekąsek, a także obiadu z kontrahentem, jeśli można wykazać związek z działalnością.
Kiedy jedzenie nie może być kosztem?
- Wystawne kolacje, alkohol, luksusowe poczęstunki – mogą być uznane za koszt reprezentacji, który nie podlega odliczeniu.
- Zakupy spożywcze do domu lub dla pracowników, jeśli nie są związane z prowadzoną działalnością.
- Wydatki bez związku z przychodem, np. zapraszanie kontrahentów na kolację bez dokumentacji celowości.
W celu odpowiedniego udokumentowania ww. kosztu dobrze jest przygotować sobie notatkę służbą, w której zawrzemy informacje na temat konkretnego spotkania.
Każdy taki wydatek trzeba obowiązkowo opisać i udokumentować, aby w razie kontroli organ nie miał wątpliwości co do celowości wydatku, jego związku z działalnością i brakiem reprezentacji ustawowej.
Więcej informacji można znaleźć w Wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 czerwca 2013 r. II FSK 702/11
Koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych. Koszty reprezentacji w rozumieniu u.p.d.o.p.
