Zawieranie umów w imieniu spółki bez upoważnienia a nieważność umowy
Wszystkie zewnętrzne czynności prawne, w tym także możliwość zawierania umów w imieniu przedsiębiorcy będącego spółką – zależnie od jej formy – może dokonać:
- wspólnik,
- organ spółki,
- prokurent lub
- pełnomocnik.
Dlatego zawierając umowę z przedsiębiorcą, należy zapoznać się ze sposobem reprezentacji obowiązującym w spółce oraz danymi osób uprawnionych do złożenia podpisów. Z reguły informacje te powinny być ujawnione w KRS. Sposób reprezentacji spółki kontrahenta należy sprawdzić już na etapie negocjacji. Dokonanie owej kontroli dopiero po zawarciu umowy to zbyt późno.
Do sytuacji braku umocowania przy zawieraniu umów odnoszą się przepisy Kodeksu cywilnego w art. 39 § 1 oraz 103 § 1.
Jeżeli zawierający umowę jako organ osoby prawnej nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę prawną, w której imieniu umowa została zawarta.
Art. 39 § 1
Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.
Art. 103 § 1
I tak pierwszy przepis odnosi się do przypadku braku umocowania albo przekroczenia jego zakresu przez organ osoby prawnej, drugi do pełnomocnika. W obu tych przypadkach ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę prawną, w której imieniu umowa została zawarta. Należy jednak mieć na uwadze orzecznictwo Sądu Najwyższego, zgodnie z którym, jeśli umowa została zawarta przez osobę, której nie można w żaden sposób utożsamiać z organem danej osoby prawnej lub pełnomocnikiem takiej osoby, to umowa jest nieważna. Do takiej sytuacji dojdzie, jeśli osoba podpisująca umowę nie jest w rzeczywistości członkiem zarządu lub umowa taka została podpisana przez jednego członka zarządu, podczas gdy w danej spółce obowiązuje zasada reprezentacji łącznej.
Reprezentacja spółek a KRS
Spółki prawa handlowego muszą być wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Tam też znajdują się wszelkie dane na ich temat, w tym informacje o ich organach (o ile je posiadają) oraz sposób reprezentacji. Dostęp do rejestru w formie wirtualnej jest nieograniczony i nieodpłatny. W relacjach handlowych warto opierać się na danych ujawnionych w KRS, nie zaś wyłącznie na tych podanych przez samych kontrahentów.
Spółki osobowe
Spółka osobowa jest spółką prawa handlowego, której funkcjonowanie oparte jest na wzajemnym zaufaniu oraz współpracy wspólników.Sskład osobowy jest co do zasady stały, a celem jest prowadzenie przedsiębiorstwa pod własną firmą. Do spółek osobowych zalicza się spółkę jawną, partnerską, komandytową i komandytowo-akcyjną.
Spółka jawna
Prawo wspólnika do reprezentowania spółki jawnej dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki, co więcej prawa tego nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich. Jednakże umowa spółki może przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony prawa reprezentowania spółki albo że jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 43 K.s.h. w sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki wymagana jest zgoda wszystkich wspólników, w tym także wspólników wyłączonych od prowadzenia spraw spółki. Zgoda taka powinna mieć formę uchwały. Przed podpisaniem umowy należy więc dokładnie sprawdzić jej przedmiot, gdyż w sprawach przekraczających zakres zwykłego zarządu podpis jednego ze wspólników spółki będzie niewystarczający.
Spółka partnerska
W spółce partnerskiej każdy z partnerów ma prawo reprezentować spółkę samodzielnie, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej. Umowa spółki może wskazywać, że spółkę mogą reprezentować tylko niektórzy partnerzy. W takiej sytuacji umowa powinna wyraźnie określać, o których partnerów chodzi. Wspólnicy w umowie spółki mogą również powołać zarząd do prowadzenia spraw spółki, wówczas to w kompetencji zarządu pozostaje reprezentowanie jej w kontaktach zewnętrznych. Członkami zarządu mogą być jej partnerzy oraz osoby trzecie.
Spółka komandytowa
Spółkę komandytową reprezentują komplementariusze, których z mocy umowy spółki albo prawomocnego orzeczenia sądu nie pozbawiono prawa do reprezentowania spółki. Umowa spółki komandytowej może określać jednak inny sposób reprezentacji spółki, np. poprzez współdziałanie dwóch komplementariuszy lub przy współdziałaniu komplementariusza z prokurentem. Co istotne, komandytariusz nie ma prawa reprezentowania spółki, może tego dokonać wyłącznie jako jej pełnomocnik. Jeżeli komplementariuszem spółki jest inna spółka np. spółka z o.o., wówczas czynności związane z reprezentowaniem spółki komandytowej będzie dokonywać organ właściwy dla spółki będącej komplementariuszem. Zarząd ten nie będzie jednak działał w charakterze organu spółki komandytowej, a jako organ wspólnika – komplementariusza.
Spółka komandytowo-akcyjna
Spółka komandytowo – akcyjna reprezentowana jest przez komplementariuszy, którzy z mocy statutu lub prawomocnego orzeczenia sądu nie zostali pozbawieni prawa reprezentowania spółki. Pozbawienie komplementariusza prawa reprezentowania spółki w późniejszym czasie wymaga zgody wszystkich pozostałych komplementariuszy oraz zmiany statutu spółki. Co do zasady każdy komplementariusz niepozbawiony takiego prawa może reprezentować spółkę samodzielnie, chyba że statut spółki przewiduje inny sposób reprezentacji, np. poprzez współdziałanie dwóch komplementariuszy lub komplementariusza z prokurentem. Akcjonariusz może z kolei reprezentować spółkę komandytowo – akcyjną tylko jako pełnomocnik. Warto także pamiętać, że akcjonariuszowi można udzielić prokury, która jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa.
Zasady reprezentacji spółki komandytowo – akcyjnej wynikać będą z treści statutu oraz wpisu w KRS do którego zgłasza się i w którym ujawnia się sposób reprezentacji oraz dane osób (komplementariuszy) uprawnionych do reprezentowania spółki.
Spółka cywilna
Spółka cywilna jako jedyna z omawianych w niniejszym artykule nie jest spółką prawa handlowego. W odróżnieniu od nich nie posiada ona podmiotowości prawnej, a co za tym idzie, nie ma zdolności do czynności prawnych, w tym również zdolności kontraktowej. W praktyce oznacza to tyle, że nie można zawierać umów w jej imieniu. Zdolność kontraktową posiadają za to jej wspólnicy i to oni w imieniu własnym mogą podpisywać umowy. Spółka cywilna nie posiada również własnej firmy. Pod firmą działają przedsiębiorcy będący jej wspólnikami. Zatem prawidłowe oznaczenie spółki cywilnej musi uwzględniać firmy wszystkich wspólników spółki, tj. w komparycji umowy jako strona powinny zostać wymienione firmy wspólników, nie zaś nazwa spółki cywilnej.
Zgodnie z art. 866 Kodeksu cywilnego w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy nich jest umocowany do reprezentowania spółki cywilnej w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. Jeżeli zatem umowa spółki lub uchwała wspólników nie stanowi inaczej, każdy ze wspólników może samodzielnie reprezentować spółkę w sprawach nieprzekraczających zakresu zwykłego zarządu. Jeśli sprawa przekracza ten zakres, wówczas do zawarcia umowy potrzebne jest łączne działanie wszystkich wspólników albo ich zgodna uchwała.
Spółki kapitałowe
W odróżnieniu od spółek osobowych spółki kapitałowe mają osobowość prawną. Charakteryzuje je także zmienny kapitał i skład osobowy. Mają one wyodrębniony majątek spółki od majątków osobistych wspólników lub akcjonariuszy. Prowadzeniem ich spraw i ich reprezentacją zajmują się odpowiednie organy, a nie wspólnicy.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością to zarząd, a nie wspólnicy, reprezentuje spółkę. Organem reprezentującym spółkę z o.o. jest zarząd. Może on składać się z jednego albo większej liczby członków. Powołani do niego mogą zostać wspólnicy lub osoby trzecie. Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, wówczas samodzielne prawo do reprezentowania spółki posiada jedyny członek zarządu. Jeżeli jednak zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. W umowie można określić sposób reprezentacji w różnoraki sposób, m.in. poprzez:
– reprezentację łączną:
- wszystkich członków zarządu;
- przy współdziałaniu co najmniej dwóch członków zarządu;
- przy współdziałaniu członka zarządu z prokurentem;
– samodzielną reprezentację:
- każdego z członków zarządu;
- wyłącznie jednego określonego członka zarządu, np. prezesa.
Jeśli umowa spółki nie zawiera postanowień w przedmiocie reprezentacji, to do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
Kodeks spółek handlowych w przypadku niektórych rodzajów czynności wprost wymaga uzyskania zgody wspólników na ich dokonanie, pod rygorem nieważności (art. 17 § 1 K.s.h.). Chodzi tu m.in. o:
- postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru,
- zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego,
- nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej (art. 228 pkt 2-4 K.s.h.),
- zawarcie umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób (art. 15 § 1 K.s.h.),
- zawarcie umowy o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50.000 zł, przed upływem 2 lat od dnia zarejestrowania spółki, chyba że umowa ta była przewidziana w umowie spółki (art. 229 K.s.h.).
Prosta spółka akcyjna
Mimo że w prostej spółce akcyjnej w zależności od wyboru walnego zgromadzenia funkcjonować może zarząd lub rada dyrektorów, to ich kompetencje w kwestii reprezentacji są w zasadzie tożsame. Jeżeli zarząd lub rada jest jednoosobowa, wówczas jedyny członek zarządu lub dyrektor ma pełne prawo do samodzielnej reprezentacji spółki we wszelkich sprawach. Jeśli jednak zarząd lub rada dyrektorów jest wieloosobowa, a umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, wtedy do składania oświadczeń w imieniu spółki jest wymagane współdziałanie dwóch dyrektorów albo jednego dyrektora łącznie z prokurentem. Umowa spółki z kolei może określać sposób reprezentacji analogicznie, jak ma to miejsce przy spółce z o.o.
Spółka akcyjna
W spółce akcyjnej to zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje. Tak jak w spółce z o.o. organ ten składa się z jednego albo większej liczby członków. Mogą być do niego powołane osoby spośród akcjonariuszy lub spoza ich grona. Jeżeli zarząd jest jednoosobowy – jedyny członek zarządu reprezentuje spółkę, jeżeli wieloosobowy – sposób reprezentacji określa jej statut. Sposoby reprezentowania spółki przez zarząd jej statut może określać analogicznie jak przy umowie spółki z o.o. Jeśli statut spółki akcyjnej nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie do składania oświadczeń w jej imieniu, wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
O tym czym jest prokura przeczytasz tutaj.
