Ustawodawca w żadnym z przepisów dotyczących VAT nie uregulował kwestii związanych z fakturami pro forma. W praktyce dokumenty te stosowane są głównie w celach informacyjnych. Chodzi m.in. o zapoznanie się nabywcy towarów lub usług z ceną potencjalnej transakcji. Faktury pro forma niejednokrotnie stanowią podstawę do wpłat zaliczek. Sam fakt wystawienia faktury pro forma nie zobowiązuje jednak wystawcy do zapłaty wynikającego z niej podatku należnego. Natomiast otrzymana wpłata na podstawie tego dokumentu rodzi obowiązek podatkowy w VAT.
Jak stanowi art. 19a ust. 8 ustawy o VAT:
Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4.
Zatem otrzymana przez wystawcę kwota uiszczona na podstawie faktury pro forma stanowi zaliczkę, od której obowiązek podatkowy powstał w dniu jej otrzymania.
Należy nadmienić, że podatnik obowiązany jest wystawić fakturę dokumentującą zarówno dokonaną dostawę towaru czy świadczenie usług, jak i otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem tych czynności.
Zaliczki, co do zasady, dokumentowane są fakturami wystawianymi nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Mowa o tym w art. 106i ust. 2 ustawy o VAT. Przy czym faktury te, zgodnie z art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT, nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.
Przykład
Podatnik w dniu 4 stycznia 2021 r. wystawił kontrahentowi fakturę pro forma informującą o wartości towarów przygotowaną w oparciu o jego wcześniejsze zamówienie. Kontrahent w dniu 9 stycznia 2021 r. dokonał wpłaty należności na podstawie faktury pro forma. Wpłata stanowi zaliczkę, od której w dniu jej wpłaty (tj. w dniu 9 stycznia br.) powstał obowiązek podatkowy w VAT.
