Wycofanie kasy fiskalnej z działalności gospodarczej a obowiązki formalne

Kasa fiskalna to urządzenie elektroniczne, służące do rejestracji obrotu oraz kwot podatku należnego ze sprzedaży detalicznej. Urządzenie to musi posiadać moduł pamięci fiskalnej i homologację Ministerstwa Finansów lub Głównego Urzędu Miar. Kasa fiskalna to potoczna nazwa kas rejestrujących.

Wśród kas rejestrujących wyróżnia się:
• kasy fiskalne oraz
• drukarki fiskalne.
Podstawowa różnica polega na sposobie obsługi. Kasy fiskalne są obsługiwane bezpośrednio, poprzez klawiaturę urządzenia. Drukarki natomiast drukują jedynie paragony na podstawie rozkazów otrzymywanych z urządzenia zewnętrznego. Może być nim komputer stacjonarny PC lub POS, laptop, tablet lub smartfon.

Rodzaje kas fiskalnych

Aktualnie występują cztery rodzaje kas fiskalnych:
1. kasa z papierowym zapisem kopii;
2. kasa z elektronicznym zapisem kopii;
3. kasa online – urządzenie łączące się online z interfejsem administracji skarbowej;
4. kasa wirtualna – oprogramowanie.

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej

Zgodnie z art. 111 ust. 1 i 2 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej podatnik wykazuje dane o sprzedaży zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Likwidacja działalności gospodarczej

Niektórzy przedsiębiorcy wobec istniejących problemów finansowych związanych z podniesieniem cen energii i półproduktów zmuszeni są do likwidacji działalności gospodarczej.

Jej zamknięcie wiąże się z przeprowadzeniem przez przedsiębiorcę wielu czynności organizacyjno-technicznych oraz z wypełnieniem wielu obowiązków podatkowych.

W związku z zamknięciem działalności mają obowiązek m.in.:
1. rozwiązać umowy i wyrejestrować pracowników, zleceniobiorców z ZUS-u (wystawienie świadectw pracy, wydanie informacji PIT-11);
2. wyrejestrować działalność gospodarczą z ewidencji CEIDG w terminie 7 dni od rzeczywistego zaprzestania jej wykonywania;
3. sporządzenia spisu z natury, który przedstawiałby wykaz środków trwałych na dzień likwidacji na cele PIT i VAT;
4. złożenia formularza VAT-Z w terminie 7 dni od rzeczywistego zakończenia prowadzenia działalności;
5. złożenie deklaracji korygującej deklarację na podatek od środków transportowych bądź podatek od nieruchomości;
6. zakończenie pracy na kasie rejestrującej.

Wycofanie kasy fiskalnej z działalności gospodarczej a obowiązki formalne

Kasa online

Kończąc użytkowanie kasy rejestrującej, podatnik jest zobligowany do wypełnienia kilku czynności.
Na mocy § 31 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących w przypadku zakończenia używania kas online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:

1. wystawia raport fiskalny dobowy;
2. niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta, przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących;
3. składa protokół odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
4. sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Podatnik, kończąc używanie kas on-line, ma obowiązek zapewnić odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.

Kasa z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii

W myśl § 34 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących: „W przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:

1. wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny),
2. niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących,
3. składa protokół odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego,
4. sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących”.
5. Jeżeli podatnik wykona powyższe czynności, kasa zostanie usunięta z ewidencji kas rejestrujących przypisanych do danego podatnika.
   Co istotne, w żadnym miejscu w powyższym rozporządzeniu nie stwierdzono, aby podatnik po zakończeniu sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej i jej wycofaniu miał obowiązek przechowywania dokumentacji serwisowej kasy, innych dokumentów z tym związanych lub samego urządzenia.
   Zatem kasę rejestrującą podatnik może sprzedać albo zutylizować.

Uwaga na zwrot ulgi na nabycie kasy rejestrującej

Wielu przedsiębiorców, którzy kończą sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej i dokonują jej wycofania, nie pamięta o pewnej ważnej kwestii. Mowa tu mianowicie o uldze przysługującej przy zakupie kasy rejestracyjnej.

Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, podatnicy są zobligowani do zwrotu środków wydanych przez podatnika na zakup kasy fiskalnej, jeżeli w ciągu 3 lat, licząc od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej:

1. zamkną działalność gospodarczą bądź
2. nie zgłoszą kasy w odpowiednim terminie do obowiązkowego przeglądu technicznego wykonanego przez serwis kas fiskalnych,
3. pozostałe sytuacje w określone w myśl ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT (przypadki te określi w drodze rozporządzenia Minister Finansów).

Zatem jeżeli podatnik zlikwiduje działalność, zakończy sprzedaż na rzecz osób prywatnych, będzie wykonywał jedynie czynności zwolnione, to gdy w czasie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej nastąpi zakończenie tej sprzedaży i wycofanie kasy, wówczas podatnik będzie zobowiązany do zwrotu kwoty wcześniej odliczonej ulgi.