Aby udokumentować zakup owoców i warzyw od rolników na targowisku, na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej (tj. na przykład restauracji), przedsiębiorca może sporządzić dowód wewnętrzny, zawierający niezbędne dane, i na jego podstawie ująć poniesiony wydatek w księdze podatkowej. Ujmuje się go w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”.
Podatnicy na potrzeby ewidencji w księdze niektórych wydatków mogą samodzielnie przygotować dowód wewnętrzny. Można go sporządzić jedynie w przypadkach określonych w § 13 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544).
2. Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:
§ 13 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8) opłat sądowych i notarialnych;
9) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Aby dowód wewnętrzny sporządzony przez podatnika na okoliczność zakupu owoców i warzyw na targowisku mógł być podstawą wpisania kosztów do księgi podatkowej, powinien zawierać co najmniej dane wskazane w § 13 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia
§ 13. 1. Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
§ 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Przykład
13 maja 2021 r. przedsiębiorca na potrzeby prowadzonej działalności gastronomicznej nabył na targowisku od rolnika owoce i warzywa. Wartość zakupionych jabłek wyniosła 74,40 zł, tj. 30 kg × 2,48 zł/kg, a marchewki 99,50 zł, tj. 25 kg × 3,98 zł/kg. Podatnik nie uzyskał od sprzedawcy danych do sporządzenia faktury VAT RR, więc na potrzeby ujęcia poniesionego wydatku w księdze podatkowej sporządził dowód wewnętrzny.
W księdze podatkowej przedsiębiorca na podstawie tego dowodu wewnętrznego, pod datą 13 maja 2021 r., wpisał w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu” kwotę 173,90 zł.
