Polski Instytut Księgowości i Finansów Sp. z o.o. – biuro rachunkowe Lublin

Kiedy podatek VAT jest kosztem podatkowym?

W przepisach dotyczących podatku dochodowego została uwzględniona główna zasada, która stanowi, że podatek VAT nie jest uwzględniany w kosztach podatkowych. Pomimo tych ogólnych uregulowań, ustawodawca wprowadził kilka wyjątków, które pozwalają przedsiębiorcom uwzględniać podatek VAT naliczony i należny w kosztach podatkowych, o ile spełnione zostaną określone warunki. VAT Należny Przepisy określające sytuacje, w których podatek VAT należny nie podlega wyłączeniu z kosztów firmowych, zostały opisane w artykule 23 ust. 1 pkt 43 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz artykule 16 ust. 1 pkt 46 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Z tych przepisów wynika, że VAT należny może być ujęty w kosztach podatkowych, jeśli dotyczy: 1. Przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na cele związane z reprezentacją i reklamą. Przekazanie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, jeśli towar, który jest przekazywany nieodpłatnie, ma wartość użytkową dla odbiorcy i podatnik mógłby odliczyć VAT od tego towaru. Wyjątkiem są nieodpłatne prezenty o niskiej wartości i próbki, o ile są związane z działalnością gospodarczą podatnika. Próbka (zgodnie z art. 7 ust. 7 ustawy o VAT) to niewielka ilość towaru lub jego egzemplarz, który pozwala na ocenę cech i właściwości towaru w jego ostatecznej formie. Przekazanie próbki ma na celu promocję towaru i nie zaspokaja potrzeb odbiorcy końcowego, chyba że ma zachęcić go do zakupu promowanego towaru. Natomiast prezenty o niskiej wartości (zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT) to towary przekazywane przez podatnika jednej osobie, spełniające jedno z dwóch kryteriów: 2. Importu usług lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów Import usług i WNT zaliczymy pod warunkiem, że nie stanowi on podatku naliczonego zgodnie z przepisami dotyczącymi VAT. Jednakże, kosztem podatkowym nie może być kwota podatku należnego przekraczająca kwotę podatku od nabycia tych towarów i usług, która mogłaby stanowić podatek naliczony zgodnie z przepisami VAT. 3. Nieodpłatnie przekazanych towarów Warunkiem przekazania towarów musi być uprzednie nabycie przez odbiorcę towarów lub usług od dostawcy w określonej ilości lub wartości. Podatnik uczestniczący w sprzedaży premiowej, dokonując zakupu określonego rodzaju towarów lub usług w ramach oferty premiowej, otrzymuje dodatkową nagrodę od sprzedawcy. Nagroda ta może przyjąć formę darmowego produktu lub bezpłatnie wykonanej usługi. Jeśli chodzi o nagrodę w postaci fizycznego przedmiotu, podatnik, który jest stroną dostarczającą tę nagrodę klientowi (kontrahentowi), jest zobowiązany do obliczenia i wykazania należnego VAT od wartości tej nagrody, o ile nie spełnia ona kryteriów niskiej wartości prezentu. W takim przypadku kwota tego podatku należnego może zostać uwzględniona jako koszt podatkowy. VAT Naliczony Podatek VAT naliczony może być uwzględniany w kosztach podatkowych tylko w przypadkach określonych przepisami analogicznie do podatku należnego. Jako przykłady możemy wymienić: 1. Zwolnienie z podatku Jeden z tych przypadków dotyczy podatników, którzy korzystają ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego od podatku VAT lub są podatnikami VAT, ale nabywają towary lub usługi w celu wykonania czynności objętych tym zwolnieniem. Przepisy, które opisują takie czynności, można znaleźć w artykule 43 ust. 1 ustawy o VAT. Przedsiębiorcy, którzy nabywają produkty i usługi w związku z działalnością zwolnioną z VAT, nie mogą odliczyć podatku VAT naliczonego. W rezultacie podatek VAT naliczony w przypadku takich zakupów jest uważany za koszt podatkowy, chociaż istnieje pewne wyjątki. Kiedy chodzi o nabycie środków trwałych, taki podatek zwiększa początkową wartość tych aktywów i jest uwzględniany w kosztach za pomocą odpisów amortyzacyjnych. 2. Wyżywienie i zakwaterowanie Przedsiębiorcy zazwyczaj nie mogą odliczyć podatku VAT naliczonego, dotyczącego faktur za zakupu usług noclegowych i gastronomicznych, zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. W rezultacie, podatek VAT naliczony zawarty w takich fakturach może być uwzględniony w kosztach tylko wtedy, gdy sam wydatek można zakwalifikować jako koszt podatkowy. 3. Koszty reprezentacji Ustawodawca wprowadził ograniczenie w odliczaniu od podatku dochodowego wydatków, które firmy ponoszą na działania reprezentacyjne. W szczególności chodzi o wydatki związane z usługami gastronomicznymi, zakupem jedzenia i napojów, w tym alkoholowych (zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i ustawy o podatku od towarów i usług). Jednak to ograniczenie dotyczy tylko części netto tych wydatków w kategorii podatkowej. Nie ma natomiast wpływu na wydatki, które nie podlegają odliczeniu podatku VAT z faktur dokumentujących działania reprezentacyjne. Przedsiębiorca ma nadal prawo ująć ich wartość w swoich kosztach operacyjnych. 4. 50% VAT od samochodu osobowego Jednym z ograniczeń, które dotyczy wielu podatników, jest odliczanie podatku VAT od wydatków związanych z zakupem i eksploatacją samochodów osobowych. Jeśli przedsiębiorcy wydają pieniądze na samochody, które używane są zarówno do celów firmowych, jak i osobistych, zazwyczaj mogą odliczyć 50% podatku VAT, który znajduje się na fakturach dokumentujących te wydatki. Przepisy dotyczące podatku VAT mówią, że wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, w której samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej oraz prowadzona jest dokładna ewidencja przebiegu pojazdu w celu rozliczenia VAT. W takim przypadku przedsiębiorca może odliczyć 100% podatku VAT od wydatków na ten samochód. Jeśli jednak przedsiębiorca ma prawo do odliczenia tylko 50% VAT od tych wydatków, to pozostałe 50% podatku trzeba dodać do kosztów podatkowych. Warto jednak zaznaczyć, że uwzględniane nie jest pełne 50% nieodliczonego VAT. Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawach o podatku dochodowym, ograniczenie w kosztach firmowych dotyczy kosztów związanych z używaniem samochodów osobowych, które nie są częścią prywatnego majątku przedsiębiorcy. Jeśli samochód jest używany do celów mieszanych, podatnicy są ograniczeni do ujęcia 75% tych kosztów w swoich kosztach podatkowych. Ponadto, u przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, wydatki związane z używaniem prywatnych samochodów w celach służbowych obciążają koszty w wysokości 20% poniesionych wydatków, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. W obu tych sytuacjach podstawą do obliczenia ograniczenia jest wartość netto wydatku razem z 50% nieodliczonego podatku VAT. Dopiero od tej kwoty oblicza się 75% lub 20% wartości, która jest ujęta w kosztach podatkowych, zgodnie z art. 23 ust. 5a ustawy o pdof i art. 16 ust. 5a ustawy o pdop. Podstawa prawna:

Zasady odliczeń VAT w 2021 roku – część II

Zakup pojazdu przeznaczonego na wynajem Umowa leasingu operacyjnego jest dla celów VAT traktowana jako świadczenie usług. Zasady odliczania VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym używanym na podstawie umowy leasingu są określone w art. 86a ustawy o VAT. W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, podatnikom przysługuje prawo do odliczenia 50% kwoty VAT naliczonego, wynikającej z otrzymanej faktury. Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zalicza się wydatki dotyczące m.in.: używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów. Odliczenie VAT w pełnej wysokości od tych wydatków może nastąpić po spełnieniu dodatkowych warunków, czyli m.in. gdy pojazd samochodowy wzięty w leasing jest wykorzystywany wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej, co powinna potwierdzać prowadzona przez podatnika ewidencja przebiegu pojazdu. Warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych: przeznaczonych wyłącznie do: odprzedaży, sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika, oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze– pod warunkiem, że odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika. Przykład Spółka z o.o. w ramach prowadzonej działalności gospodarczej opodatkowanej VAT wynajmuje osobom trzecim samochód osobowy, który jest w leasingu operacyjnym. W jakiej wysokości przysługuje jej prawo do odliczenia VAT z faktury dokumentującej raty leasingowe? Spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT z faktur dokumentujących wydatki na ten samochód, pojazd ten będzie przeznaczony wyłącznie do świadczenia usług najmu pojazdów osobom trzecim, a przedmiotem działalności spółki jest oddanie go w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu. Możliwość odliczenia VAT z paragonu za przejazd autostradą Podstawą odliczenia VAT jest zasadniczo faktura, przez którą, rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie. Na równi z fakturami traktuje się m.in. dokumenty potwierdzające przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiane w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, pod warunkiem że zawierają one dane wskazane w § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485). Omawiany dokument powinien zawierać następujące dane: numer i datę wystawienia, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę podatku, kwotę należności ogółem. Przykład Przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (opodatkowanej VAT) musi służbowo udać się do klienta. Ponosi w tej sytuacji koszt związany z przejazdem autostradą płatną, co udokumentowane jest paragonami. Na paragonach widnieje jego numeru NIP. Czy może on odliczyć VAT wynikający z tych paragonów? Jeżeli paragony za przejazd autostradą, którymi dysponuje przedsiębiorca, zawierają wyżej wymienione dane, to ma on prawo do odliczenia zawartego w nich VAT. Błąd w stawce podatku a odliczenie VAT Obowiązek określenia prawidłowej stawki VAT dla danego towaru bądź świadczonej usługi spoczywa na sprzedawcy tego towaru lub usługi. Nabywca nie jest obowiązany do weryfikacji stawki VAT na fakturach wystawianych przez jego kontrahentów. W przypadku pojawienia się ewentualnych wątpliwości może jednak zwrócić się do wystawcy z prośbą o sprawdzenie jej poprawności. Zgodnie z art. 86 ust.1 ustawy o VAT podatnik ma prawo do odliczenia VAT z faktur zakupu towarów i usług w takim zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Istnieją przypadki, w których podatnikowi, mimo spełnienia tego warunku, odliczenie VAT nie przysługuje. Zostały one wymienione w art. 88 ustawy o VAT. W przepisie tym wskazano, że nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury m.in. w sytuacji, gdy wystawca opodatkował dostawę, która, co do zasady, jest zwolniona z VAT lub nie podlega opodatkowaniu. Ustawodawca w powołanym przepisie nie wykluczył jednak prawa do odliczenia VAT w przypadku otrzymania faktury z błędną stawką VAT. Taki pogląd znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 lutego 2020 r., nr 0113-KDIPT1-1.4012.778.2019.1.AKA. Zdaniem organu dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury, obok fundamentalnych przesłanek, takich jak status odliczającego jako czynnego zarejestrowanego podatnika VAT związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) faktycznie zrealizowana transakcja, to również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Zdaniem organu kwestia stawki – z punktu widzenia podmiotu dokonującego odliczenia – ma drugorzędne znaczenie. Podobnie uznał Dyrektor KIS w innej interpretacji indywidualnej z dnia 15 października 2020 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.653.2020.2.WN odnosząc się do kwestii odliczenia VAT z faktury zawierającej zawyżoną stawkę VAT. „(…) Analiza (…) art. 88 ustawy (o VAT – przyp. red.) prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług, które podlegają opodatkowaniu inną niż przyjęta przez sprzedawcę (wyższą bądź niższą) stawką podatku od towarów i usług. W takiej sytuacji, podatnik zachowuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wykazanego na takiej fakturze. (…) Zastosowanie przez wystawcę faktur zawyżonej stawki podatku nie pozbawi Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie podatku naliczonego, wymienionej w art. 88 ustawy. (…)”. Przykład Przedsiębiorca otrzymał fakturę zakupu towaru, w której nieprawidłowo zastosowano stawkę 0% zamiast 5%. Pozostałe towary wyszczególnione na fakturze są opodatkowane właściwą stawką VAT. Czy przedsiębiorca może odliczyć VAT z takiej faktury?  TAK. Przedsiębiorca który otrzymał fakturę zawierającą błędną stawkę VAT, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w kwocie wykazanej na fakturze. Jest to oczywiście możliwe pod warunkiem istnienia związku zakupu z działalnością opodatkowaną.