Polski Instytut Księgowości i Finansów Sp. z o.o. – biuro rachunkowe Lublin

Błędna data wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń w ZUS – co zrobić?

Osoba pracująca na umowę o pracę jak i na umowę zlecenie podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym w ZUS. Ubezpieczeniami tymi objęta jest od dnia rozpoczęcia wykonywania pracy (który wyznaczony jest w umowie) do dnia rozwiązania bądź wygaśnięcia tej umowy.   Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy pracodawca ma obowiązek wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń w ZUS. Dokonuje tego na druku ZUS ZWUA. Datę wyrejestrowania zleceniobiorcy z ubezpieczeń wpisuje się w tym formularzu w polu 02. bloku IV. Gdy płatnik przekaże do ZUS nieprawidłowo wypełniony druk ZUS ZWUA, powinien skorygować tę nieprawidłowość. Sposób przeprowadzenia korekty danych wykazanych w formularzu ZUS ZWUA jest jednak uzależniony od tego, jaki rodzaj błędu został popełniony. Jeżeli korekta dotyczy daty wyrejestrowania z ubezpieczeń, płatnik składek przekazuje do ZUS formularz wyrejestrowujący w trybie korekty. Powinien go sporządzić w ten sposób, że w bloku I. „Dane organizacyjne” w polu 02. – wpisze znak „X”, natomiast we wszystkich pozostałych blokach tego formularza poda prawidłowe dane (w tym – prawidłową datę wyrejestrowania). Wyrejestrowując pracownika z ubezpieczeń w ZUS, pracodawca jako datę wyrejestrowania w formularzu ZUS ZWUA powinien podać kolejny dzień po dniu, w którym umowa zlecenia bądź umowa o pracę została rozwiązana. Formularz ZUS ZWUA korygujący datę wyrejestrowania zleceniobiorcy z ubezpieczeń trzeba przekazać do ZUS w terminie 7 dni, licząc od momentu stwierdzenia nieprawidłowości. PrzykładPrzedsiębiorstwo Alfa miała zawartą ze zleceniobiorcą umowę zlecenia do 11 kwietnia 2021 r. Od następnego dnia po rozwiązaniu tej umowy (tj. 12 kwietnia 2021 r.) firma powinna była wyrejestrować go z ubezpieczeń w ZUS. Osoba odpowiedzialna w przedsiębiorstwie za sprawy kadrowe w druku wyrejestrowującym ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania wpisała jednak 16 kwietnia 2021 r. Obecnie firma powinna przekazać do ZUS formularz ZUS ZWUA w trybie korekty. W związku z tym w polu 02. w bloku I. „Dane organizacyjne” wpisze znak „X”, natomiast w bloku IV. w polu 02. poda datę wyrejestrowania 16 kwietnia 2021 r. We wszystkich pozostałych polach druku ZUS ZWUA spółka powinna podać prawidłowe dane – te same, które zostały wpisane w pierwotnie złożonym w ZUS druku wyrejestrowującym ZUS ZWUA.

Nowy pracownik, a obowiązki w ZUS.

Dokumenty zgłoszeniowe Pracodawca ma obowiązek w ciągu 7 dni, licząc od momentu nawiązania stosunku pracy, dokonać zgłoszenia pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zgłoszenia dokonuje się na specjalnym druku ZUS ZUA. Jako kod tytułu ubezpieczenia pracodawca podaje w nim 01 10 X X, a w przypadku, gdy pracownikiem jest osoba młodociana – 01 20 X X. W danych identyfikacyjnych druku ZUS ZUA podaje się numer PESEL pracownika (jeżeli nie został mu nadany to numer i serię dowodu osobistego lub paszportu). Jeżeli pracownik będzie wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pracodawca ma obowiązek zgłosić do ZUS (na druku ZUS ZSWA) informację o okresach wykonywania przez zatrudnionych takiej pracy. Druk ten sporządza się za dany rok kalendarzowy. Nie składa się go bezpośrednio po zatrudnieniu nowego pracownika, lecz do 31 marca następnego roku kalendarzowego. Na druku ZUS ZCNA pracodawca zgłasza (choć to nie jest jego obowiązek) do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny pracownika. Rozliczanie składek                Raport ZUS RCA to imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach za pracowników. Składa się go za każdy miesiąc kalendarzowy, w którym pracownik był zatrudniony. Wykazuje się w nim składki społeczne (tj. składka emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa) oraz składkę zdrowotną, naliczone od wszystkich wypłat w gotówce i wartości świadczeń w naturze.                Raporty miesięczne sporządzane za pracownika (gdy pracodawcą jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą – również za siebie) pracodawca dołącza do deklaracji ZUS DRA i jako komplet przekazuje do ZUS. Termin przekazania deklaracji za dany miesiąc to każdy 15 dzień następnego miesiąca. W tym samym terminie pracodawca powinien opłacić należne składki do ZUS. Informacje o przerwach                W raporcie ZUS RSA pracodawca wykazuje przerwy w opłacaniu za pracownika składek ubezpieczeniowych. Do najczęstszych takich przerw należy chorobowa niezdolność do pracy. Jeżeli pracownikowi przysługuje za okres absencji w pracy świadczenie chorobowe, to istotne jest kto je wypłaci. Jeżeli będzie to pracodawca, to wypłacając choremu pracownikowi wynagrodzenie chorobowe, kwotę wypłaty oraz okres, za które się ono należy, pracodawca powinien wykazać w raporcie ZUS RSA. Inaczej sytuacja się ma, gdy zasiłek chorobowy wypłacany jest ze środków ZUS. W tej sytuacji pracodawca nie nalicza żadnych składek, ale ma obowiązek podać informację o jego wypłacie w raporcie ZUS RSA.                W przypadku nowego pracownika, który krótko po podjęciu zatrudnienia choruje, ale ze względu na tzw. okres wyczekiwania nie nabywa prawa do wynagrodzenia chorobowego ani zasiłku chorobowego, pracodawca wykazuje go w raporcie ZUS RSA. Jako kod przerwy, podaje 151, który oznacza okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ale bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku. Zasady finansowania składek ZUS pracowników Ubezpieczenie Pracownik Pracodawca emerytalne 9,76 % 9,76 % rentowe 1,5 % 6,5 % chorobowe 2,45 % – wypadkowe – wysokość składki wypadkowejjest ustalana indywidualnie dla każdego płatnika zdrowotne 9 % – FP i FS – 2,45 % FGŚP – 0,10 % FEP – 1,50 %