Luka w numeracji faktur. Co zrobić?
Podstawowym przepisem prawa które reguluje kwestię numeracji faktur jest art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy VAT, który mówi o tym, że faktura powinna zawierać: kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; Na podstawie powyższego przepisu możemy wskazać na kilka istotnych kwestii. Po pierwsze faktury muszą być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur poprzez ich kolejne numerowanie oraz umożliwić identyfikację danej faktury. A więc poprawną metodą numerowania jest nadawanie fakturom kolejnych, następujących po sobie numerów. Przy czym nie ma żadnego przepisu, który nakazywałby rozpoczynać numerację od cyfry 1. Nie ma żadnego znaczenia, od jakiego numeru podatnik rozpoczyna numerowanie. Faktury powinny zawierać indywidualne, niepowtarzalne numery według prowadzonej przez podatnika ewidencji. Kluczowe jest, aby podatnik zachował ciągłość numerowania oraz możliwość identyfikacji. Przykład 1 Podatnik prowadzi sprzedaż towarów. W zakresie wystawiania faktur przyjął numeracje: 01/2021, 02/2021, 03/2021 itd. Inny podatnik przyjął natomiast numeracje 01/01/2021, 02/01/2021. Oba przyjęte sposoby numeracji są prawidłowe oraz zgodne z przepisami prawa. Możliwość zmiany numeracji faktur Nie ma również przeszkód, aby podatnik dokonał w trakcie roku zmiany sposobu numeracji faktur. Takie działanie jest dopuszczalne, co potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie Organ wskazał, że nie ma przeszkód, aby podatnik zmienił w trakcie roku formę numerowania faktur. Jedynym warunkiem jest, aby nie wpłynęło to na możliwość jednoznacznego ich identyfikowania. Różne serie faktur mogą być stosowane jednocześnie, jak również kolejne serie mogą zastępować serie poprzednie. Nie jest jedynie możliwa taka zmiana, gdzie dochodzi do nadania w ramach nowej numeracji identycznego numeru faktury jak zastosowany w ramach poprzednio stosowanej numeracji. Luka w numeracji faktur Co zrobić gdy wystąpi luka w numeracji? Intuicyjnie wydaje się, że w takim przypadku najwłaściwsze będzie wystawienie faktury korygującej. Jednak analiza przepisu dotyczącego korygowania faktur prowadzi do wniosku, że nie jest to działanie prawidłowe. Zgodnie bowiem z art. 106j ust. 1 ustawy VAT podatnik wystawia fakturę korygującą w przypadku, gdy po wystawieniu faktury: udzielono obniżki ceny w formie rabatu; udzielono opustów i obniżek cen; dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty; podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Przykład 2Podatnik wystawia faktury w porządku chronologicznym. Na skutek pomyłki po fakturze oznaczonej numerem 3/2021 wystawił fakturę 5/2021. W tych okolicznościach niezasadne jest wystawianie korekty faktury nr 5/2021 i zmienianie jej numeru. Choć nie wynika to wprost z przepisów prawa, to w praktyce przyjęło się rozwiązanie polegające na sporządzeniu oświadczenia wyjaśniającego przyczyny powstania luki, które następnie jest dołączane do dokumentacji podatkowej. Przykład 3Na skutek pomyłki podatnik po wystawieniu faktury nr 5/2021 wystawił fakturę nr 12/2021. Faktura ta została doręczona kontrahentowi. W tym przypadku podatnik powinien sporządzić oświadczenie wskazujące, że z powodu przeoczenia po fakturze nr 5/2021 wystawiono kolejną fakturę nr 12/2021, natomiast faktury od 6 do 11 nigdy nie zostały wystawione i nie weszły do obrotu gospodarczego. Luka w numeracji faktur a prawo do odliczenia podatku naliczonego Warto pamiętać, że błąd w numeracji faktury popełniony przez sprzedawcę towarów lub usług pozostaje bez wpływu na prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury przez nabywcę.
Jak wystawić fakturę z odwrotnym obciążeniem? + WZÓR
Co to jest odwrotne obciążenie VAT? Odwrotne obciążenie VAT to sprzedaż towarów przez podatnika VAT, który czynnie prowadzi działalność gospodarczą, a w konkretnych sytuacjach – nie rozlicza podatku należnego VAT (tak jak wymaga tego ustawa o VAT). To nabywca (firma) ma obowiązek naliczenia VAT-u od takiej transakcji. To specyficzna sytuacja, ponieważ do rozliczenia podatku zobligowany jest nabywca, a nie sprzedawca. Dotyczy transakcji handlowych w kraju, a także sprzedaży specyficznej grupy towarów i usług, zagranicznym kontrahentom. W takim przypadku nie ma znaczenia kraj pochodzenia kontrahenta. Transakcja handlowa, przy odwrotnym obciążeniu podatkiem VAT, ma miejsce tylko wówczas, gdy kontrahentem jest inny podmiot gospodarczy – czynny podatnik VAT-u. UWAGA! Przedmiotem takiej transakcji, nie może być towar podlegający zwolnieniu VAT. Odwrotne obciążenie stosowane jest w handlu towarami wskazanymi w załączniku numer 11 do ustawy o VAT. Kogo dotyczy odwrotne obciążenie podatkiem VAT? Zgodnie z zapisem w art. 17 ust.1 pkt 7 ustawy o VAT – podatnikami odwrotnego obciążenia VAT są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne nabywające towary wymienione w załączniku nr 11 do ustawy. Muszą spełniać następujące warunki: Podatnicy dokonujący dostawy tych szczególnych towarów, nie są zwolnieni od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 i nie korzystają ze zwolnienia z VAT do limitu 200 000 zł, Podatnicy będący nabywcami towarów wrażliwych, są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT Dostawy tych towarów nie są objęte zwolnieniem, od nabycia których, nie przysługiwało odliczenie VAT, przeznaczone na cele działalności zwolnionej z VAT. Odwrotne obciążenie nie będzie mieć zastosowania przy sprzedaży – na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej lub podatników zwolnionych z VAT. Jak sporządzić fakturę VAT przy odwrotnym obciążeniu? W ustawie o VAT elementy faktury zostały podzielone na dwie grupy. W art. 106e ustawodawca wyszczególnił obowiązkowe elementy faktury oraz dodatkowe dane, jakie muszą znaleźć się na fakturze (w zależności od jej rodzaju bądź świadczonych usług). Obowiązkowe dane na fakturze z odwrotnym obciążeniem to: data wystawienia, kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, imiona i nazwiska lub nazwy identyfikujące podatnika i nabywcę, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT, numer, za pomocą którego nabywca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku VAT, data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury, nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto), kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto, wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), kwota należności ogółem, sformułowanie odwrotne obciążenie. Faktura z odwrotnym obciążeniem różni się od “zwykłej” faktury tym, że nie musi zawierać: stawki podatku (w to miejsce możemy wstawić znak oo lub nic nie wpisywać – w zależności od wzoru faktury), kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku VAT, sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku VAT. Aby prawidłowo rozliczyć się z urzędem skarbowym, podatnik wystawiając fakturę, ma obowiązek zawrzeć na dokumencie sformułowanie “odwrotne obciążenie”. Pobierz: Wzór faktury z odwrotnym obciążeniem Warto pamiętać! Przynajmniej raz w roku należy sprawdzić, jakie ustawodawca wprowadza zmiany, aby mieć pewność, że ww. informacje są aktualne. Masz pytania? Napisz!
Czy faktura powinna być podpisana i co powinna zawierać?
Jeśli jesteś przedsiębiorcą to nie możesz nie wiedzieć czym jest faktura – to najpowszechniejszy dokument księgowy w obrocie gospodarczym, który potwierdza dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Mówiąc językiem korzyści posiadanie faktury VAT daje możliwość odliczenia naliczonego w niej podatku (dla czynnych podatników VAT). W tym artykule dowiesz się: Jakie pozycje powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura? Czy faktura musi być podpisana? Jakie pozycje powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura? Artykuł 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług jednoznacznie wymienia wszystkie pozycje jakie powinna zawierać faktura. Są to: data wystawienia (co wydaje się nie być zaskakujące, w profesjonalnym obrocie każdy dokument powinien zawierać datę wystawienia); kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy; numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (PESEL lub NIP); numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (analogicznie do poprzedniego punktu); datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług; cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto; wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); stawkę podatku; sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku; kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; kwotę należności ogółem. Czy faktura musi być podpisana? Od 2004 roku kontrahenci nie mają obowiązu podpisywania wystawianych i otrzymywanych faktur. Nie trzeba także umieszczać na nich firmowej pieczątki. Oznacza to, że brak podpisu na fakturze nie jest błędem. Zmiana w przepisach była spowodowana przystąpieniem Polski do UE (zsynchronizowano przepisy krajowe z przepisami wspólnotowymi). To z pewnością ułatwiło życie wielu przedsiębiorcom, którzy od tego czasu mogą bez problemu wysyłać faktury drogą elektroniczną. Wymieniony powyżej spis danych jakie powinna zawierać faktura nie nakazuje ale również nie wyklucza umieszczenia na niej podpisu czy pieczątki. ALE! W praktyce podpis na fakturze może mieć duże znaczenie. Gdy wystawca faktury w przypadku jej nieuregulowania ze strony nabywcy odda sprawę do sądu to owa nieopłacona lecz podpisana faktura automatycznie staje się dowodem w sprawie. Natomiast dokument bez podpisu nie stanowi wówczas bezspornego dowodu. W związku z tym niezbędne będzie przesłuchanie stron, zebranie dowodów, co oczywiście przedłuża sprawę w czasie. Podsumowując, brak podpisu na fakturze nie stanowi błędu, jednak dla własnego bezpieczeństwa oraz spokoju warto o niego zadbać szczególnie w przypadku gdy wystawiamy ją z odroczonym terminem płatności.