Czym są i do czego służą systemy ERP?
Systemy klasy ERP to narzędzie / rodzaj oprogramowania, które służy do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Obrazowo, jest to system aplikacji opartych na jednej wspólnej bazie danych. Taka budowa sprawia, że system ERP sprawdza się w gromadzeniu danych, porządkowaniu i integracji wszystkich obszarów funkcjonowania firmy.
W pierwszych latach popularności ERP bazy danych trzymane były na wewnętrznych, stacjonarnych serwerach, do których dostęp był ograniczony. Z baz mogły korzystać tylko komputery wpięte w infrastrukturę firmową. Dziś większość producentów tego typu oprogramowania umożliwia przechowywanie wszystkich kluczowych informacji “w chmurze”. “Chmura” są to odpowiednio zabezpieczone centra danych, które dysponują potężnymi komputerami spiętymi z ogromną ilością przestrzeni dyskowej.
Wady i zalety systemów ERP
Zalety baz danych w chmurze:
- modułowość systemu – system ERP składa się z modułów tj. moduł finansów, księgowości, kadr i płac itd. Przy wdrażaniu tego systemu w firmie można wybrać jakie moduły są dla nas najistotniejsze, a w razie rozrostu firmy istnieje możliwość uruchomienia dodatkowych modułów;
- elastyczne koszty i funkcjonalność – płacimy tylko za te funkcje (moduły) z których korzystamy;
- oszczędności – decydując się na wdrożenie systemu ERP w firmie oszczędzamy na drogim sprzęcie czy też infrastrukturze. Oszczędności generują się także w dziale IT, ponieważ wsparciem zajmie się nasz dostawca systemu;
- wysoki poziom bezpieczeństwa danych – dane trzymane w “chmurze” zabezpieczane są przez dostawcę, który odpowiedzialny jest za bezpieczeństwo. Producenci oprogramowania do zarządzania to bardzo często liderzy na rynku rozwiązań informatyczny, dlatego możemy mieć pewność, że dane są chronione przez zabezpieczenia światowej klasy.
- zgodne z przepisami – systemy ERP są dostosowywane do wymogów prawnych. Zarówno krajowych jak i międzynarodowych
- lepsza kontrolna nad firmą – dzięki temu, że system ERP pozwala zarządzać wszystkimi obszarami w firmie zyskujemy narzędzie, które udostępnia nam widok wszystkich procesów. Możemy nadzorować płatności czy wiązać zamówienia z dostawami.
- zwiększona wydajność – system ERP pozwala skrócić czas i zmniejszyć wysiłek pracowników do wykonywania ich codziennych zadań. Dodatkowo rozwiązanie pozwala zmniejszyć ilość lub nawet wyeliminować powtarzające się ręczne procesy, odciążając członków zespołu i skupiając się na zadaniach wpływających na przychody.
Wady baz danych w chmurze:
- złożoność projektu i czasochłonność – występuję w przypadku, gdy firma potrzebuje systemu dopasowanego do jej indywidualnych potrzeb.
- spory wydatek finansowy – wdrożenie systemu ERP w firmie to nie mały koszt, ale warto pamiętać, że wydatek ten to inwestycja, która pozwoli obniżyć koszty pracy, zmniejszyć koszty materiałowe dzięki planowaniu produkcji i wydajnemu wykorzystaniu zasobów.
- Wysokie ryzyko i skomplikowane wdrożenie – przy wdrożeniu tak kompleksowego i złożonego narzędzia jak system do zarządzania towarzyszy wysokie ryzyko. Zwłaszcza jeśli system ma dużo indywidualnych dopasowań.
Podsumowanie
Jak widać praca w chmurze sprawia, że księgowi przyszłości nie są związani z jednym miejscem pracy. Mogą pracować praktycznie z każdego miejsca na świecie. Zaleta ta uwidoczniła się szczególnie w ostatnich dwóch latach, kiedy to przez pandemię koronawirusa wielu księgowych mogło wykonywać swoje obowiązki we własnym domu.
Księgowość w chmurze to rozwiązanie, z którego z roku na rok zaczyna korzystać coraz więcej biznesów. Z jednej strony idzie za tym regularna cyfryzacja dokumentacji firmowej, z drugiej – zmiany spowodowane pandemią dające możliwość m.in. pracy hybrydowej lub w pełni zdalnej. Dostęp do najważniejszych informacji staje się więc kluczowy dla spójnego działania całego zespołu.
