Przepisy podatkowe nie regulują wprost pojęcia refaktury. W celu wyjaśnienia mechanizmu jej działania organy podatkowe przytaczają art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli podatnik dokona nabycia usługi we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej to uznaje się, że do rozliczenia tej usługi jest zobowiązana osoba ostatecznie z niej korzystająca, czyli wspomniana osoba trzecia. W takiej sytuacji podatnik nabywający usługę odsprzedaje ją osobie ostatecznie z niej korzystającej.
W skrócie można stwierdzić, że refaktura to dokument wystawiony przez nabywcę usługi w celu jej odsprzedaży na rzecz ostatecznego odbiorcy danej usługi.
Co powinna zawierać refaktura?
Refaktura powinna zawierać:
- datę wystawienia,
- datę wykonania usługi lub dostarczenia zamówionego produktu,
- NIP nabywcy i sprzedawcy oraz ich dane osobowe (lub firmy),
- identyfikacja przedmiotu transakcji (wskazanie usługi lub towaru),
- wyszczególnioną kwotę netto, brutto oraz wartość podatku VAT,
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę.
Refaktura a możliwość doliczenia prowizji
Istotą refaktury jest to, że powinna być ona wystawiona w wartości nienaruszonej, czyli w takiej wartości oraz formie, w jakiej podmiot odsprzedający ją zakupił. Oznacza to, że usługa refakturowana nie powinna być powiększona o dodatkową marżę, prowizję czy inne koszty, ani w żaden sposób ulepszana.
Refakturowanie a moment powstania obowiązku podatkowego VAT
W przypadku refakturowania dość problematyczne staje się ustalenie, kiedy powstaje obowiązek podatkowy VAT, ponieważ ani w ustawie, ani w innych przepisach sprawa ta nie została jednoznacznie przedstawiona. Dlatego też przyjmuje się, że obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych. Takie stanowisko zostało przyjęte w większości interpretacji wydanych przez organy podatkowe. Stwierdzono w nich, że datą powstania obowiązku podatkowego w sytuacji refakturowania jest data zakończenia wykonania usługi. Zdarzają się jednak także opinie, zgodnie z którymi moment ten jest równoznaczny z datą wystawienia refaktury.
Refaktura – moment powstania obowiązku podatkowego?
Moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach refakturowanych nie został określony w przepisach na gruncie podatku dochodowego. W związku z tym, tak jak w przypadku podatku VAT za moment powstania obowiązku podatkowego przy refakturze należy przyjąć ogólną zasadę powstania obowiązku podatkowego na gruncie podatku dochodowego. W przypadku PIT moment ten jest tożsamy z datą uzyskania przychodu, czyli zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, jest to dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:
- wystawienia faktury albo
- uregulowania należności (jeżeli wystąpiło jako pierwsze)
