Aby móc reprezentować swoich klientów przed organami podatkowymi biura rachunkowe – a właściwie ich właściciele lub pracownicy – muszą posiadać odpowiednie pełnomocnictwo lub pełnomocnictwa.
Kim jest pełnomocnik i co znajduje się w pełnomocnictwie?
Pełnomocnikiem podatnika może być każda osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Taką zdolność mają osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione. Biuro rachunkowe, rozumiane jako firma, nie może być pełnomocnikiem podatnika. Klient musi udzielić pełnomocnictwa właścicielowi lub pracownikowi biura rachunkowego. Nie ma przy tym ustawowego zakazu ustanowienia dwóch lub więcej pełnomocników.
Pełnomocnictwo wskazuje:
- dane identyfikujące mocodawcę, w tym jego identyfikator podatkowy,
- dane identyfikujące pełnomocnika, w tym jego identyfikator podatkowy, a w przypadku nierezydenta – numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, lub inny numer identyfikacyjny, o ile nie posiada identyfikatora podatkowego,
- adres tego pełnomocnika do doręczeń w kraju, chyba że wskazuje adres do doręczeń elektronicznych, na który organy podatkowe mają doręczać pisma.
Pełnomocnictwo ogólne
Podstawą działania pełnomocnika przed organami podatkowymi jest pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) lub szczególne (PPS-1).
Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych. Osoba posiadająca takie pełnomocnictwo może w imieniu mocodawcy występować:
- w czynnościach sprawdzających,
- w kontrolach i postępowaniach podatkowych,
- odpowiadać na wezwania,
- ubiegać się o wystawienie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach
- złożyć wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.
Pełnomocnictwo ogólne zgłasza się zasadniczo w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem konta na Portalu Podatkowym. Przewiduje to art. 138d § 3 Ordynacji podatkowej. Jedynie w przypadku problemów technicznych związanych z funkcjonowaniem Portalu Podatkowego lub CRPO, które uniemożliwiają przesłanie pełnomocnictwa ogólnego przez internet, można je złożyć w formie papierowej na formularzu PPO-1 do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wieluniu.
Pełnomocnictwa szczególnego
Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego. Może być ono udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu.
Pełnomocnictwo szczególne udzielone na piśmie oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu w przypadku, gdy zostały utrwalone w postaci papierowej, składa się do akt sprawy według wzoru określonego w przepisach, w oryginale lub jego notarialnie poświadczony odpis.
Pełnomocnictwa do doręczeń
Strona ma obowiązek ustanowienia w kraju pełnomocnika do doręczeń, jeżeli nie ustanawia pełnomocnika ogólnego lub szczególnego, gdy:
- zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej;
- nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej bądź w innym państwie członkowskim UE i składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania albo w kraju doręczono jej postanowienie o wszczęciu postępowania.
Powyższa zasada nie znajduje zastosowania, jeżeli doręczanie pism stronie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
W razie niedopełnienia przez stronę obowiązku ustanowienia pełnomocnika do doręczeń pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem w kraju, a organ podatkowy pozostawia pismo w aktach sprawy.
Ustanawiając więcej niż 1 pełnomocnika o tym samym zakresie działania lub ustanawiając pełnomocnika ogólnego oraz szczególnego w tej samej sprawie, strona wskazuje organowi 1 z nich jako pełnomocnika do doręczeń.
Podpis na deklaracji
Pełnomocnictwa ogólne i szczególne nie uprawniają do podpisywania w imieniu klienta deklaracji. Do tego potrzebne jest pełnomocnictwo UPL-1 lub UPL-1P.
UPL-1 to pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji przesyłanych przez internet. Udziela się go na oznaczony czas lub bezterminowo. Jego zakresu nie można ograniczyć ze względu na rodzaj podatku. UPL-1 można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej. Papierowy formularz składa się lub wysyła do urzędu skarbowego właściwego dla mocodawcy w sprawach ewidencji podatników i płatników. Właściwość tego urzędu skarbowego ustala się zasadniczo według miejsca zamieszkania – w przypadku osób fizycznych lub siedziby – w odniesieniu do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Dla podmiotów zagranicznych właściwy jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Pełnomocnictwo w formie elektronicznej przesyła się natomiast Szefowi KAS. Złożenie UPL-1 nie podlega opłacie skarbowej.
UPL-1P to pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych w formie papierowej. Można je przekazać w postaci papierowej lub elektronicznej. Pełnomocnictwo papierowe przedkłada się w organie podatkowym właściwym w sprawach podatku, którego dotyczy dana deklaracja, a przesyłane przez internet – Szefowi KAS. UPL-1P, w przeciwieństwie do UPL-1, może zawierać upoważnienie do podpisywania wszystkich deklaracji (dla różnych rodzajów podatków), deklaracji dotyczących danego podatku lub konkretnego rozliczenia. Złożenie tego pełnomocnictwa podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł.
