Wyjazdy służbowe generują spore wydatki. Warto pamiętać, iż żeby wydatek móc zaliczyć do kosztów, musi on spełniać odpowiednie warunki. Bardzo ważne jest jego prawidłowe udokumentowanie. W tym wypadku dowodem księgowym jest paragon za autostradę.
Przepisy nie wyróżniają natomiast wprost paragonów za przejazd autostradą jako dowodów księgowych. Jednak z uwagi na specyfikę samej operacji dokonywania opłat za autostradę oraz trudności związanych z procesem pozyskania faktury, kwitek za autostradę jako “inny dowód” może być podstawą dokonania zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Na paragonie za przejazd autostradą, który traktowany jest jako faktura muszą widnieć dane takie jak:
- numer i data wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwa podatnika,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Polskie organy skarbowe akceptują zagraniczny paragon za autostradę, jako dowód poniesienia kosztów. Aby uniknąć niemiłych sporów, warto opisywać paragony odpowiednimi danymi (wyjazd oraz jego cel). W KPiR koszty ujmowane są w walucie polskiej. Poniesione koszty należy przeliczyć na PLN wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
