Czym jest formularz/druk ZUS RSA?
Druk ten to imienny raport miesięczny, który służy do wykazania wysokości wypłaconych świadczeń oraz do wykazania przerw w opłacaniu składek za osoby ubezpieczone, czyli te, które zatrudnione są w zakładach pracy.
Jak wypełnić druk ZUS RSA?
I. DANE ORGANIZACYJNE
Pole 01 – należy wpisać identyfikator raportu za miesiąc rozliczeniowy, za który rozliczana jest należna składka, np. 01 10.2021. Należy tutaj pamiętać, aby identyfikator raportu ZUS RSA był zgodny z identyfikatorem deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.
II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK
Pole 01 – pole te uzupełnia się numerem NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadanym płatnikowi przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.
Pole 02 – należy tutaj podać numer REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z występującymi „0”).
Pole 03–05 – wypełnia się, jeśli płatnikiem składek jest osoba fizyczna:
– pole 03 – pole te należy uzupełnić numerem PESEL (numer ewidencyjny nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności);
– pole 04 i 05 – wypełnia się wyłącznie w sytuacji, gdy nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich:
– w polu 04 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
1 – w przypadku dowodu osobistego,
2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej,
– w polu 05 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w polu 04 – dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej.
Pole 06 – należy wpisać nazwę skróconą płatnika, która podana była w zgłoszeniu płatnika składek lub we wniosku CEIDG-1 bądź w formularzu NIP-8 złożonym w urzędzie skarbowym.
Pole 07–09 – wypełnia się, jeśli płatnikiem składek jest osoba fizyczna:
– pole 07 – należy wpisać nazwisko płatnika składek (jeśli płatnik posiada nazwisko dwuczłonowe, poszczególne człony oddziel kreską),
– pole 08 – należy wpisać pierwsze imię płatnika składek,
– pole 09 – należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/ miesiąc/ rok).
III.A. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ
W bloku tym, należy wpisać dane podane w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA, a w przypadku zmiany bądź korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego – dane podane w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA. W imiennych raportach miesięcznych w przypadku obywateli polskich należy podawać pierwsze imię i nazwisko ubezpieczonego oraz numer PESEL, a w przypadku obcokrajowców do czasu nadania im identyfikatora PESEL należy podawać serię i numer paszportu.
Pole 01 – należy wpisać tutaj nazwisko osoby ubezpieczonej (jeśli posiada nazwisko dwuczłonowe, należy oddzielić kreską poszczególne człony) w brzmieniu podanym na dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA/ ZUS ZZA lub w bloku IV dokumentu zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego ZUS ZIUA.
Pole 02 – w polu tym wpisać należy pierwsze imię w brzmieniu podanym na dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA/ ZUS ZZA lub w bloku IV dokumentu zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego ZUS ZIUA.
Pole 03 – należy wpisać kod typu identyfikatora P – PESEL, a w przypadku jego braku:
1 – dowód osobisty,
2 – paszport lub inny dokument potwierdzający tożsamość obywatela Unii Europejskiej.
Pole 04 – należy wpisać numer podanego identyfikatora.
III.B. RODZAJE I OKRESY PRZERW W OPŁACANIU SKŁADEK I ZESTAWIENIE WYPŁACONYCH ŚWIADCZEŃ/ WYNAGRODZEŃ ZA CZAS ABSENCJI CHOROBOWEJ
Jako płatnik składek pracodawca zobowiązany jest do wykazania wysokości wypłaconych świadczeń oraz do wykazania przerw w opłacaniu składek za osoby ubezpieczone na ubezpieczenia społeczne:
Pole 01 – należy wpisać sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia, podany w zgłoszeniu do ubezpieczeń, np. 01 10 0 0.
Pole 02 – należy wpisać trzyznakowy kod świadczenia lub kod przerwy, np. 331 lub 313.
Pola 03 i 04 – należy podać „okres od” i „okres do” przerwy w opłacaniu składek lub okres wypłaconych świadczeń/ wynagrodzeń za czas absencji chorobowej. Okres ten nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport ZUS RSA (oznacza to, że „Data od” i „Data do” mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport, i nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport):
– w polu 03 – należy wpisać datę, od kiedy nastąpiła przerwa w opłacaniu składek lub nastąpiła wypłata świadczeń/ wynagrodzeń za czas absencji chorobowej (dzień/ miesiąc/ rok),
– w polu 04 – należy wpisać datę, do kiedy trwała przerwa w opłacaniu składek lub trwała wypłata świadczeń/ wynagrodzeń za czas absencji chorobowej (dzień/ miesiąc/ rok).
Pole 05 – należy wpisać liczbę dni zasiłkowych lub liczbę wypłat.
Pole 06 – należy wpisać kwotę wypłaconych świadczeń lub wynagrodzenia za czas absencji chorobowej.
IV.–X.
Bloki IV–X – przeznaczone są dla kolejnych osób ubezpieczonych lub dla tej samej osoby ubezpieczonej, gdy występuje więcej niż jedna sytuacja, dla której należy sporządzić raport o wypłaconych świadczeniach/ wynagrodzeniach i/ lub przerwach w opłacaniu składek. Bloki należy wypełnić zgodnie z zasadami określonymi w bloku III (III.A i III.B).
XI. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK
Pole 01 – należy wpisać datę wypełnienia formularza (dzień/ miesiąc/ rok).
Pole 02 – dla potwierdzenia wiarygodności danych składa się podpis jako płatnik składek albo składa go osoba, która została upoważniona.
Pole 03 – w tym miejscu należy przystawić pieczątkę pracodawcy (jeżeli takową się posiada).
Druk ZUS RSA znajdziesz tutaj
Choroba pracownika w okresie wyczekiwania a druk ZUS RSA
Jeżeli niezdolność do pracy z powodu choroby przypada w tzw. okresie wyczekiwania i pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim to zgodnie z prawem, nie przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe ani zasiłek za okres choroby. Pracodawca w raporcie ZUS RSA wykazuje go z kodem świadczenia/przerwy 151, oznaczającym okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku. Raport ten sporządzany jest miesiąc, w którym miała miejsce choroba pracownika.
Przykład
Pracownica zatrudniona od 20 września 2021 r. przedłożyła pracodawcy zwolnienie lekarskie. Zwolnienie to obejmuje 5 dni, od 27 września do 1 października 2021 r. Ze względu na brak tzw. okresu wyczekiwania za okres choroby nie przysługuje mu żadne świadczenie chorobowe. Wynagrodzenie za wrzesień 2021 r. otrzymała 8 października br. W raportach sporządzonych za wrzesień 2021 r. pracownica powinna być wykazana w:
1) ZUS RSA
- z kodem świadczenia/przerwy 151, okresem 27.09.2021-30.09.2021,
- liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat – 4 (pole dotyczące kwoty powinno pozostać puste),
2) ZUS RCA, w którym zostaną wykazane zerowe składki na poszczególne ubezpieczenia.