W zależności od tego, w jaki sposób użytkowany jest samochód w firmie, różne mogą być zasady rozliczania kosztów związanych z jego utrzymywaniem i eksploatacją. Jak wygląda odliczanie kosztów paliwa w zależności od tego, jaki status ma auto w firmie?
Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego będącego środkiem trwałym firmy
W sytuacji gdy samochód osobowy:
- stanowi własność lub współwłasność podatnika,
- jest kompletny i zdatny do użytku,
- będzie użytkowany na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu,
- o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok,
- o wartości początkowej przekraczającej 10.000 zł,
– należy zakwalifikować go jako środek trwały firmy, wprowadzając go do kartoteki środków trwałych i amortyzując w czasie.
Wówczas rozliczenie kosztów paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych samochodu osobowego wykorzystywanego zarówno prywatnie jak i służbowo podlega ujęciu w kolumnie 13 KPiR w 75% ich wartości.
50% odliczenie VAT od wydatków poniesionych na samochód osobowy
Gdy przedsiębiorca przewiduje prawdopodobieństwo użytkowania samochodu osobowego do celów firmowych i prywatnych, powinien zdecydować się na 50% odliczenie VAT. W takim przypadku nie musi w żaden sposób zgłaszać tego sposobu odliczenia w urzędzie oraz, co jest równie ważne, nie musi prowadzić żadnych dodatkowych ewidencji. Podatnik w tej sytuacji może odliczyć 50% VAT, a do kosztów zaliczyć 75% wartości netto z faktury powiększonej o 50% nieodliczonego podatku VAT.
100% odliczenie VAT od wydatków poniesionych na samochód osobowy
W sytuacji kiedy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, a samochód osobowy będzie używany wyłącznie do celów firmowych, ma on prawo do pełnego odliczenia VAT od nabycia samochodu osobowego oraz wydatków związanych z jego użytkowaniem.
Podatnik w takiej sytuacji musi:
- zgłosić użytek samochodu osobowego w urzędzie skarbowym na druku VAT-26,
- prowadzić kilometrówkę dla celów podatku VAT,
- wprowadzić regulamin użytkowania samochodu w firmie.
Przykład
Pan Wojciech posiada w majątku firmowym samochód osobowy wykorzystywany zarówno służbowo jak i prywatnie. Od wydatków eksploatacyjnych związanych z tym pojazdem przysługuje 75% odliczenia kosztów i 50% odliczenia VAT. W październiku 2020 podatnik dokonał zakupu paliwa do pojazdu na fakturę VAT o wartości 369 zł (300 zł netto i 69 zł VAT). W jakiej wysokości faktura zostanie ujęta w kosztach uzyskania przychodu i rejestrze zakupów VAT?
VAT: 69 zł * 50% = 34,5 zł
NETTO: 75% * ( 200 zł + 34,5 zł VAT) = 175,88 zł
Odp. Przedsiębiorca z tytułu otrzymanej faktury uwzględni do kosztów uzyskania przychodu 175,88 zł, a do rejestru VAT 34,5 zł.
