Co to jest nota księgowa?
Nota księgowa jest to dokument stosowany w rozliczeniach między partnerami; uniwersalny dowód księgowy służący dokumentowaniu operacji, dla których nie przewidziano innego sposobu dokumentacji.
Kiedy można skorzystać z noty księgowej?
Notę księgową możemy zastosować zawsze, gdy trzeba udokumentować transakcje, które nie podlegają pod podatek VAT. Noty księgowe mogą być wystawione m.in. w celu:
- obciążenie dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań
- uznania wierzyciela odszkodowaniem lub odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań
- obciążenia karą umowną np. za nieterminową realizację umowy
- sprostowanie pomyłek, do jakich doszło we wcześniej wystawionych dowodach księgowych
- dokonania rozliczeń finansowych między organizacjami i członkami (np. zwrot poniesionych wydatków, zapłata składek członkowskich)
- przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę np. opłat skarbowych.
Wystawienie noty księgowej
Nota księgowa może być:
- zewnętrzna – inna organizacji pozarządowa
- wewnętrzna – rozliczenie składek członkowskich z oddziałami tej samej organizacji lub jej członkami
Należy wystawić ją w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje jej odbiorca, a kopia pozostaje u nadawcy.
Co musi zawierać nota księgowa?
Zgodnie z ustawą, nota księgowa musi zawierać:
- określenie rodzaju dowodu („nota księgowa”) i jego numer identyfikacyjny,
- określenie stron, między którymi doszło do realizacji transakcji gospodarczej (nazwy, adresy),
- opis operacji oraz jej wartość, a jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę przygotowania tego dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i kwalifikacji dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych – poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Rodzaje not księgowych:
- nota obciążeniowa
- nota uznaniowa
- nota obciążeniowo-uznaniowa
Wzór noty księgowej do pobrania:
https://druki.gofin.pl/nota-ksiegowa-obciazeniowo-uznaniowa-druk-jednostronicowy-w,wzor,326,49.html
Nota księgowa w Ustawie o rachunkowości
Aby nota księgowa mogła być uznana za podstawę do zapisów w księgach rachunkowych musi spełnić pewne warunki, które określa art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości:
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Należy pamiętać, że nota księgowa nie musi zawierać podpisu odbiorcy, ponieważ nie dokumentuje wydania lub przyjęcia składników aktywów, ani też nie jest zastępczym dowodem księgowym, na którym zgodnie z ustawą o rachunkowości taki podpis jest wymagany. Warunkiem do uznania noty za ważny dowód księgowy i ujęcia jej w księgach rachunkowych jest złożenie podpisu przez wystawcę.
Nota księgowa a Księga Przychodów i Rozchodów
Zgodnie z § 12 ust. 3 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nota księgowa (otrzymana od kontrahenta lub przekazana kontrahentowi) może być podstawową zapisów, pod warunkiem, że została ona sporządzona w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego. W pozostałych przypadkach uznaje się, że aby nota stanowiła dowód księgowy, powinna być dodatkowo potwierdzona wyciągiem bankowym czy też umową.
Przebieg księgowań not obciążeniowych
1. Zarząd Stowarzyszenia „Pelikan” przesłał do swoich członków noty księgowe, obciążające ich kwotą rocznej składki członkowskiej w wysokości 275,00 zł.
2. Fundacja A zawarła z fundacją B umowę, w której zobowiązała się do realizacji projektu w terminie do 28.02.2021 r. W umowie określono karę umowną w wysokości 127,00 zł za każdy dzień zwłoki w realizacji projektu przez fundację A. Fundacja ta nie dotrzymała terminu i zakończyła realizację projektu 15.03.2021 r. W związku z tym fundacja B wystawiła księgową notę obciążeniową na kwotę 1 905,00 zł (15 x 127,00 zł) z tytułu niedotrzymania warunków umowy.
Przebieg księgowań not uznaniowych
Stowarzyszenie X zawarło z fundacją Y umowę, dotyczącą realizacji projektu. W umowie określono odszkodowanie w kwocie 12 000,00 zł przypadku wycofania się fundacji z realizacji zadania. Przed rozpoczęciem projektu fundacja powiadomiła, że rezygnuje z wykonania projektu przesyłając notę księgową uznającą umowne odszkodowanie i wpłaciła kwotę 12 000,00 zł na konto stowarzyszenia.
