Luka w numeracji faktur. Co zrobić?

Podstawowym przepisem prawa które reguluje kwestię numeracji faktur jest art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy VAT, który mówi o tym, że faktura powinna zawierać:

kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

Na podstawie powyższego przepisu możemy wskazać na kilka istotnych kwestii. Po pierwsze faktury muszą być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur poprzez ich kolejne numerowanie oraz umożliwić identyfikację danej faktury. A więc poprawną metodą numerowania jest nadawanie fakturom kolejnych, następujących po sobie numerów. Przy czym nie ma żadnego przepisu, który nakazywałby rozpoczynać numerację od cyfry 1. Nie ma żadnego znaczenia, od jakiego numeru podatnik rozpoczyna numerowanie. Faktury powinny zawierać indywidualne, niepowtarzalne numery według prowadzonej przez podatnika ewidencji. Kluczowe jest, aby podatnik zachował ciągłość numerowania oraz możliwość identyfikacji.

Przykład 1

Podatnik prowadzi sprzedaż towarów. W zakresie wystawiania faktur przyjął numeracje: 01/2021, 02/2021, 03/2021 itd.  Inny podatnik przyjął natomiast numeracje 01/01/2021, 02/01/2021. Oba przyjęte sposoby numeracji są prawidłowe oraz zgodne z przepisami prawa.

Możliwość zmiany numeracji faktur

Nie ma również przeszkód, aby podatnik dokonał w trakcie roku zmiany sposobu numeracji faktur. Takie działanie jest dopuszczalne, co potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

Organ wskazał, że nie ma przeszkód, aby podatnik zmienił w trakcie roku formę numerowania faktur. Jedynym warunkiem jest, aby nie wpłynęło to na możliwość jednoznacznego ich identyfikowania.

Różne serie faktur mogą być stosowane jednocześnie, jak również kolejne serie mogą zastępować serie poprzednie. Nie jest jedynie możliwa taka zmiana, gdzie dochodzi do nadania w ramach nowej numeracji identycznego numeru faktury jak zastosowany w ramach poprzednio stosowanej numeracji.

Luka w numeracji faktur

Co zrobić gdy wystąpi luka w numeracji? Intuicyjnie wydaje się, że w takim przypadku najwłaściwsze będzie wystawienie faktury korygującej. Jednak analiza przepisu dotyczącego korygowania faktur prowadzi do wniosku, że nie jest to działanie prawidłowe. Zgodnie bowiem z art. 106j ust. 1 ustawy VAT podatnik wystawia fakturę korygującą w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu;
  • udzielono opustów i obniżek cen;
  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty;
  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Przykład 2
Podatnik wystawia faktury w porządku chronologicznym. Na skutek pomyłki po fakturze oznaczonej numerem 3/2021 wystawił fakturę 5/2021. W tych okolicznościach niezasadne jest wystawianie korekty faktury nr 5/2021 i zmienianie jej numeru.

Choć nie wynika to wprost z przepisów prawa, to w praktyce przyjęło się rozwiązanie polegające na sporządzeniu oświadczenia wyjaśniającego przyczyny powstania luki, które następnie jest dołączane do dokumentacji podatkowej.

Przykład 3
Na skutek pomyłki podatnik po wystawieniu faktury nr 5/2021 wystawił fakturę nr 12/2021. Faktura ta została doręczona kontrahentowi. W tym przypadku podatnik powinien sporządzić oświadczenie wskazujące, że z powodu przeoczenia po fakturze nr 5/2021 wystawiono kolejną fakturę nr 12/2021, natomiast faktury od 6 do 11 nigdy nie zostały wystawione i nie weszły do obrotu gospodarczego.

Luka w numeracji faktur a prawo do odliczenia podatku naliczonego

Warto pamiętać, że błąd w numeracji faktury popełniony przez sprzedawcę towarów lub usług pozostaje bez wpływu na prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury przez nabywcę.

Udostępnij:

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.