Ustawowy obowiązek prowadzenia książki kontroli dotyczy każdego przedsiębiorcy (na mocy art. 57 ust. 1 ustawy Prawo Przedsiębiorców).
Służy ona dokumentowaniu liczby i czasu trwania kontroli jego firmy.
Oprócz formy papierowej (prowadzonej i przechowywanej w siedzibie firmy) dopuszczalne jest także prowadzenie jej w formie elektronicznej pod warunkiem że dane, zawarte w e-książce znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę i są na bieżąco aktualizowane.
Kto i co wpisuje?
Przedsiębiorca ma obowiązek dokonywać w książce kontroli wpisów informujących o tym, że zostały wykonane zalecenia pokontrolne, a także wpisów o ich uchyleniu przez odpowiedni organ.
W przypadku wszczęcia kontroli (o tym jakie organy mogą skontrolować firmę przeczytasz tutaj) przedsiębiorca jest zobowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu wydruki z systemu informatycznego, książkę kontroli lub jej kopię, ale musi być ona poświadczone za zgodność z wpisem w książce kontroli.
Poświadczenia o zgodności może dokonać sam przedsiębiorca.
W książce wpisy w trakcie kontroli zamieszcza uprawniony do tego kontroler.
Co istotne, przedsiębiorca jest zwolniony z okazania książki kontroli, jeżeli jest to niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca jest zobowiązany okazać książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez inny organ kontroli.
Niewątpliwą korzyścią dla przedsiębiorcy wynikającą z powadzenia książki kontroli jest to, że służy ona jako instrument obrony przed nadmierną, niezgodną z ustawą, aktywnością organów kontroli.
Co obejmują wpisy w książce?
Każdy wpis obejmuje:
1) oznaczenie organu kontroli;
2) oznaczenie upoważnienia do kontroli;
3) zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;
4) daty podjęcia i zakończenia kontroli;
5) zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych;
6) uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli;
7) uzasadnienie wszczęcia kontroli „na legitymację”;
8) uzasadnienie zastosowanych wyjątków od stosowania przepisów ochronnych przedsiębiorców przed niektórymi działaniami kontrolerów (patrz poniżej wskazania tych wyjątków);
9) uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli;
10) uzasadnienie czasu trwania przerwy.
