Z początkiem października 2021 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Przepisy tej ustawy obowiązywać będą od 1 stycznia 2022 r. i dają podatnikom możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur), jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży. Od stycznia 2022 r. korzystanie z nich będzie dobrowolne, obowiązkowe będą rok później.
Czym są faktury ustrukturyzowane?
Faktury ustrukturyzowane to faktury, które będą wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Każdy podatnik przez indywidualne konto w systemie KSeF będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
Aby odbiorca mógł otrzymać fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu KSeF będzie musiał on wyrazić na to zgodę. Jeśli takiej zgody nie wyrazi, wystawca zachowa prawo do wystawienia takiej faktury w systemie, ale wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy, czyli numer identyfikacji w systemie KSeF.
Data wystawienia i otrzymania e-faktury
Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej po przejściu pozytywnej weryfikacji w systemie, będzie data jej przesłania przez wystawcę faktury do KSeF. Numer identyfikujący tę będzie miał charakter systemowy i nie będzie to ten sam numer co numer stanowiący element faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego ją w KSeF będzie ona uznawana za otrzymaną. Wyłączeniem tego jest przypadek gdy nabywca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
Korekta e-faktury
Podatnik będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej.
Gdy nabywca wyrazi akceptację otrzymania w systemie KSeF faktury wystawionej w tym systemie, dla warunków rozliczenia korekty in minus oznacza to tożsamy moment dokonania korekty podatku należnego u sprzedawcy i podatku naliczonego u nabywcy. Nabywca w takim przypadku będzie miał obowiązek dokonania korekty podatku naliczonego z chwilą otrzymania faktury w KSeF.
Jeżeli nabywca nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w systemie KSeF to nie wpływa to na zasady korekty podatku należnego u wystawcy faktury korygującej. W takim przypadku wystawca nadal będzie posiadał prawo do korekty podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawi fakturę korygującą in minus w systemie KSeF. Z kolei u nabywcy dla warunków rozliczenia korekty in minus oznaczać to będzie stosowanie zasad przewidzianych w art. 86 ust. 19a ustawy o VAT.
Istotne jest, że podatnik, sporządzając fakturę korygującą, nie będzie miał obowiązku umieszczania na tej fakturze wyrazów „Faktura korygująca” albo „Korekta” czy wskazywania przyczyny korekty.
Krótszy termin zwrotu
Podatnicy, którzy wystawiać będą wyłącznie faktury ustrukturyzowane, będą mogli skorzystać z dodatkowych preferencji w postaci skróconego do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT po spełnieniu warunków wskazanych w nowo dodanych przepisach (ust. 6c i 6d dodane do art. 87 ustawy o VAT), czyli m.in.:
- podatnik wystawiać będzie w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane z wykorzystaniem KSeF,
- podatnik przez kolejnych 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu, będzie zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz będzie składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje określone w art. 99 ust. 1-3 ustawy o VAT,
- podatnik w okresie 12 miesięcy poprzedzających okres wykazania różnicy podatku do zwrotu będzie posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT (tzw. białej liście),
- kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie będzie przekraczała 3.000 zł.
Podatnik w celu uzyskania zwrotu w terminie 40 dni będzie zaznaczał odpowiednie pole w JPK_VAT z deklaracją ze wskazaniem, że występuje z wnioskiem o zwrot VAT w terminie 40 dni. Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy zasadność zwrotu wymagać będzie dodatkowego zweryfikowania, naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł również w tym przypadku przedłużyć ten termin do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika.
