Pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika, oprócz wypłaty wynagrodzenia, musi opłacać także obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne. Nie są to jednak jedyne koszty. Należy wziąć pod uwagę także:
przeprowadzenie badań lekarskich oraz szkoleń bhp,
zapewnienie płatnych urlopów wypoczynkowych (20 lub 26 dni w roku),
wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, czy to w formie dodatku, czy dodatkowego czasu wolnego,
wypłatę wynagrodzenia chorobowego przez pierwsze 33 dni choroby lub izolacji z powodu choroby zakaźnej, lub 14 dni dla osób powyżej 50 roku życia,
wypłatę wynagrodzenia w sytuacjach, kiedy pracownik nie może wykonywać pracy z przyczyn niezawinionych przez siebie, jak określono w art. 81 Kodeksu pracy,
prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem, w tym zapisów dotyczących czasu pracy (na okres 10 lat po zakończeniu zatrudnienia).
Co wchodzi w skład wynagrodzenia pracownika?
Wynagrodzenie pracownika to świadczenie, które otrzymuje on od pracodawcy za wykonaną pracę, zgodnie z jej rodzajem, ilością i jakością. Zwykle ustala się je w umowie o pracę jako kwotę brutto.
Wynagrodzenie może zawierać:
Elementy Stałe: Takie jak stała miesięczna stawka, dodatek stażowy i dodatek funkcyjny.
Elementy Zmienne: Takie jak stawka godzinowa, składniki związane z konkretnymi wynikami, miernikiem nakładu pracy, jej efektywności i jakości, na przykład premia, prowizja.
Jako pracodawca masz swobodę w wyborze, czy zastosować jeden typ wynagrodzenia (np. stałą stawkę miesięczną) czy różne elementy, zależnie od charakteru pracy i stanowiska pracownika (takie jak dodatki, premie czy prowizje).
Ważna informacja: Pracodawcy zatrudniający przynajmniej 50 pracowników muszą określić zasady wynagradzania w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy. Mniejsi pracodawcy określają te warunki w umowach o pracę.
Warto dodać, że w określonych przypadkach pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy. Na przykład podczas:
przestoju niezawinionego przez pracownika,
nieobecności z powodu choroby (przez 33 dni lub 14 dni dla osób powyżej 50 roku życia),
dwudniowego zwolnienia (16 godzin rocznie) dla rodzica wychowującego dziecko do 14 lat,
zwolnienia na poszukiwanie nowej pracy w trakcie dwutygodniowego okresu wypowiedzenia.
Minimalne wynagrodzenie na umowie o pracę
Minimalne wynagrodzenie na umowie o pracę to kwota, która stanowi najniższą możliwą pensję dla pracownika zatrudnionego na pełen etat. Jest to gwarantowane prawem, a jego wysokość jest corocznie ogłaszana przez Prezesa Rady Ministrów lub w rozporządzeniu Rady Ministrów.
Od lipca 2023, minimalne wynagrodzenie wynosi 3600 zł brutto.
Minimalne wynagrodzenie obowiązuje wszystkich pracowników etatowych, bez względu na ich staż pracy. Jeżeli wynagrodzenie pracownika wyliczone w danym miesiącu jest niższe, na przykład z powodu rozkładu czasu pracy, musi zostać wyrównane. Dla osób pracujących na niepełny etat, wynagrodzenie minimalne jest zmniejszone proporcjonalnie.
W skład wynagrodzenia minimalnego wchodzą różne składniki, takie jak:
dodatki związane ze szczególnym charakterem pracy,
premie i nagrody regulaminowe oraz uznaniowe,
dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,
wynagrodzenia za prace wykonywane w ramach normalnego wymiaru czasu pracy, ale niewynikające z zakresu zwykłych czynności,
wynagrodzenia za dyżury, pogotowie domowe i inne czynności wykonywane poza normalnymi godzinami pracy.
W obliczeniu minimalnego wynagrodzenia nie są uwzględnione takie elementy jak:
nagroda jubileuszowa,
odprawa pieniężna związana z przejściem na emeryturę czy rentę,
wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
diety i inne należności związane z podróżą służbową,
dodatek do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej,
dodatek za staż pracy.
Ile zapłaci pracodawca?
Należy pamiętać, że całkowity koszt zatrudnienia pracownika na pełen etat przewyższa samą wypłacaną pensję. Jeśli wynagrodzenie pracownika wynosi 3600 zł brutto, pracodawca musi także pokryć dodatkowe składki, co razem daje koszt zatrudnienia na poziomie około 4337,28 zł.
Oto szczegółowe składniki kosztów finansowanych przez pracodawcę:
Wynagrodzenie zasadnicze – podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: zgodnie z umową o pracę, 3600 zł
Składka emerytalna: 9,76% x 3600 zł, co daje 351,36 zł
Składka rentowa: 6,50% x 3600 zł, co daje 234 zł
Składka na ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% x 3600 zł, co daje 60,12 zł
Składka na Fundusz Pracy: 2,45% x 3600 zł, co daje 88,20 zł
Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,10% x 3600 zł, co daje 3,60 zł
Łączne składki na ubezpieczenia społeczne – razem: 737,28 zł
Łączne koszty pracodawcy: 4337,28 zł
Wypłata wynagrodzenia
Pracodawca musi dokonywać wypłaty wynagrodzenia za pracę przynajmniej raz na miesiąc i w ustalonym z góry terminie (na przykład w ostatni dzień danego miesiąca).
W ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca ma obowiązek na piśmie poinformować pracownika o tym, jak często będzie otrzymywał wynagrodzenie. Jeżeli w przedsiębiorstwie nie ma obowiązującego regulaminu pracy, należy również podać pracownikowi informacje na temat miejsca, daty oraz godziny wypłaty wynagrodzenia.
Warto zwrócić uwagę na to, że jeśli wyznaczony dzień wypłaty przypada na dzień wolny od pracy, wtedy wynagrodzenie powinno zostać wypłacone dnia poprzedzającego. Wynagrodzenie jest płatne z dołu, co oznacza, że jest wypłacane po wykonaniu pracy.
W sytuacji, gdy konieczne jest dokonanie dodatkowych ustaleń w celu określenia dokładnej kwoty wynagrodzenia, termin wypłaty może zostać przesunięty do 10 dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego.
Koszt uzyskania przychodu pracodawcy
Świadczenia wypłacane na rzecz pracowników, zwykle klasyfikowane są jako koszty uzyskania przychodów. Przepisy pozwalają odliczyć następujące wydatki:
płace za wykonaną pracę, w tym wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, nocną oraz premie regulaminowe
koszty związane z zapewnieniem pracownikom środków ochrony, takich jak odzież robocza, okulary korygujące wzrok, posiłki profilaktyczne i regeneracyjne
część składek na ubezpieczenia społeczne pokrywaną przez pracodawcę, składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
wydatki na wymagane badania medyczne pracowników
diety oraz inne wydatki związane z podróżami służbowymi, takie jak koszty eksploatacji pojazdu służbowego, opłaty za parkowanie czy autostrady podczas podróży
nagrody i inne świadczenia przyznawane pracownikom wedle uznania pracodawcy
koszty mające na celu motywację pracowników, na przykład finansowanie usług medycznych lub zajęć sportowych
wydatki na organizację imprez integracyjnych i okolicznościowych
koszty związane z utworzeniem i prowadzeniem żłobka, klubu dziecięcego czy przedszkola zakładowego
dopłaty do żłobków, przedszkoli i klubów dziecięcych poza miejscem pracy, do kwoty 1000 zł na każde dziecko pracownika
wydatki na dokształcanie pracowników, jeżeli zdobyte umiejętności są wykorzystywane w pracy.
Koszty te są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w chwili ich zapłaty. Jeśli nie zostaną zapłacone w terminie, można je odliczyć w miesiącu, w którym faktycznie zostaną uregulowane.
