W przepisach dotyczących podatku dochodowego została uwzględniona główna zasada, która stanowi, że podatek VAT nie jest uwzględniany w kosztach podatkowych. Pomimo tych ogólnych uregulowań, ustawodawca wprowadził kilka wyjątków, które pozwalają przedsiębiorcom uwzględniać podatek VAT naliczony i należny w kosztach podatkowych, o ile spełnione zostaną określone warunki.
VAT Należny
Przepisy określające sytuacje, w których podatek VAT należny nie podlega wyłączeniu z kosztów firmowych, zostały opisane w artykule 23 ust. 1 pkt 43 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz artykule 16 ust. 1 pkt 46 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Z tych przepisów wynika, że VAT należny może być ujęty w kosztach podatkowych, jeśli dotyczy:
1. Przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na cele związane z reprezentacją i reklamą.
Przekazanie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, jeśli towar, który jest przekazywany nieodpłatnie, ma wartość użytkową dla odbiorcy i podatnik mógłby odliczyć VAT od tego towaru. Wyjątkiem są nieodpłatne prezenty o niskiej wartości i próbki, o ile są związane z działalnością gospodarczą podatnika. Próbka (zgodnie z art. 7 ust. 7 ustawy o VAT) to niewielka ilość towaru lub jego egzemplarz, który pozwala na ocenę cech i właściwości towaru w jego ostatecznej formie. Przekazanie próbki ma na celu promocję towaru i nie zaspokaja potrzeb odbiorcy końcowego, chyba że ma zachęcić go do zakupu promowanego towaru. Natomiast prezenty o niskiej wartości (zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT) to towary przekazywane przez podatnika jednej osobie, spełniające jedno z dwóch kryteriów:
- ich łączna wartość w roku podatkowym nie przekracza 100 zł (bez podatku), pod warunkiem, że podatnik prowadzi rejestr umożliwiający identyfikację tych osób.
- jeśli brak jest rejestru, a jednostkowa cena nabycia (bez podatku), bądź jednostkowy koszt wytworzenia, ustalony w chwili przekazywania, nie przekraczają 20 zł.
2. Importu usług lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
Import usług i WNT zaliczymy pod warunkiem, że nie stanowi on podatku naliczonego zgodnie z przepisami dotyczącymi VAT. Jednakże, kosztem podatkowym nie może być kwota podatku należnego przekraczająca kwotę podatku od nabycia tych towarów i usług, która mogłaby stanowić podatek naliczony zgodnie z przepisami VAT.
3. Nieodpłatnie przekazanych towarów
Warunkiem przekazania towarów musi być uprzednie nabycie przez odbiorcę towarów lub usług od dostawcy w określonej ilości lub wartości. Podatnik uczestniczący w sprzedaży premiowej, dokonując zakupu określonego rodzaju towarów lub usług w ramach oferty premiowej, otrzymuje dodatkową nagrodę od sprzedawcy. Nagroda ta może przyjąć formę darmowego produktu lub bezpłatnie wykonanej usługi. Jeśli chodzi o nagrodę w postaci fizycznego przedmiotu, podatnik, który jest stroną dostarczającą tę nagrodę klientowi (kontrahentowi), jest zobowiązany do obliczenia i wykazania należnego VAT od wartości tej nagrody, o ile nie spełnia ona kryteriów niskiej wartości prezentu. W takim przypadku kwota tego podatku należnego może zostać uwzględniona jako koszt podatkowy.
VAT Naliczony
Podatek VAT naliczony może być uwzględniany w kosztach podatkowych tylko w przypadkach określonych przepisami analogicznie do podatku należnego. Jako przykłady możemy wymienić:
1. Zwolnienie z podatku
Jeden z tych przypadków dotyczy podatników, którzy korzystają ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego od podatku VAT lub są podatnikami VAT, ale nabywają towary lub usługi w celu wykonania czynności objętych tym zwolnieniem. Przepisy, które opisują takie czynności, można znaleźć w artykule 43 ust. 1 ustawy o VAT. Przedsiębiorcy, którzy nabywają produkty i usługi w związku z działalnością zwolnioną z VAT, nie mogą odliczyć podatku VAT naliczonego. W rezultacie podatek VAT naliczony w przypadku takich zakupów jest uważany za koszt podatkowy, chociaż istnieje pewne wyjątki. Kiedy chodzi o nabycie środków trwałych, taki podatek zwiększa początkową wartość tych aktywów i jest uwzględniany w kosztach za pomocą odpisów amortyzacyjnych.
2. Wyżywienie i zakwaterowanie
Przedsiębiorcy zazwyczaj nie mogą odliczyć podatku VAT naliczonego, dotyczącego faktur za zakupu usług noclegowych i gastronomicznych, zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. W rezultacie, podatek VAT naliczony zawarty w takich fakturach może być uwzględniony w kosztach tylko wtedy, gdy sam wydatek można zakwalifikować jako koszt podatkowy.
3. Koszty reprezentacji
Ustawodawca wprowadził ograniczenie w odliczaniu od podatku dochodowego wydatków, które firmy ponoszą na działania reprezentacyjne. W szczególności chodzi o wydatki związane z usługami gastronomicznymi, zakupem jedzenia i napojów, w tym alkoholowych (zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i ustawy o podatku od towarów i usług). Jednak to ograniczenie dotyczy tylko części netto tych wydatków w kategorii podatkowej. Nie ma natomiast wpływu na wydatki, które nie podlegają odliczeniu podatku VAT z faktur dokumentujących działania reprezentacyjne. Przedsiębiorca ma nadal prawo ująć ich wartość w swoich kosztach operacyjnych.
4. 50% VAT od samochodu osobowego
Jednym z ograniczeń, które dotyczy wielu podatników, jest odliczanie podatku VAT od wydatków związanych z zakupem i eksploatacją samochodów osobowych. Jeśli przedsiębiorcy wydają pieniądze na samochody, które używane są zarówno do celów firmowych, jak i osobistych, zazwyczaj mogą odliczyć 50% podatku VAT, który znajduje się na fakturach dokumentujących te wydatki. Przepisy dotyczące podatku VAT mówią, że wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, w której samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej oraz prowadzona jest dokładna ewidencja przebiegu pojazdu w celu rozliczenia VAT. W takim przypadku przedsiębiorca może odliczyć 100% podatku VAT od wydatków na ten samochód. Jeśli jednak przedsiębiorca ma prawo do odliczenia tylko 50% VAT od tych wydatków, to pozostałe 50% podatku trzeba dodać do kosztów podatkowych.
Warto jednak zaznaczyć, że uwzględniane nie jest pełne 50% nieodliczonego VAT. Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawach o podatku dochodowym, ograniczenie w kosztach firmowych dotyczy kosztów związanych z używaniem samochodów osobowych, które nie są częścią prywatnego majątku przedsiębiorcy. Jeśli samochód jest używany do celów mieszanych, podatnicy są ograniczeni do ujęcia 75% tych kosztów w swoich kosztach podatkowych. Ponadto, u przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, wydatki związane z używaniem prywatnych samochodów w celach służbowych obciążają koszty w wysokości 20% poniesionych wydatków, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof.
W obu tych sytuacjach podstawą do obliczenia ograniczenia jest wartość netto wydatku razem z 50% nieodliczonego podatku VAT. Dopiero od tej kwoty oblicza się 75% lub 20% wartości, która jest ujęta w kosztach podatkowych, zgodnie z art. 23 ust. 5a ustawy o pdof i art. 16 ust. 5a ustawy o pdop.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
