Czynsz najmu oraz comiesięczna opłata za media w lokalu wynajmowanym dla celów prowadzenia działalności mogą być ujęte jako koszt w księdze podatkowej. Jest to zgodne z przepisami prawa podatkowego, które uznają koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o pdof) jako koszty uzyskania przychodu. Ponadto koszt musi być ostatecznie poniesiony, co oznacza, że nie może dojść do zwrotu tych kosztów. Zaliczki, czyli płatności dokonywane na poczet przyszłych dostaw towarów lub usług, które będą realizowane w przyszłych okresach rozliczeniowych i które mają charakter zwrotny, nie spełniają tego warunku. Ważne jest jednak, aby przy ocenie zdarzeń podatkowych nie skupiać się wyłącznie na nazwie wydatku, ale również na okolicznościach związanych z tym wydatkiem.
Koszty związane z wynajmem lokalu do prowadzenia działalności gospodarczej oraz związanymi z tym lokalem kosztami mediów mogą być generalnie traktowane jako koszty podatkowe. Mimo że rzeczywiste zużycie mediów, takich jak energia elektryczna, woda czy ogrzewanie, może być dokładnie określone tylko na podstawie rzeczywistego zużycia, to jednak dostarczanie tych mediów odbywa się na bieżąco i odbiorca jest zobowiązany do dokonywania wpłat na podstawie szacowanego zużycia. Te wpłaty są traktowane jako definitywne, ponieważ są wymagane w określonym terminie, mimo że ostateczne rozliczenie mediów następuje po zakończeniu określonego okresu rozliczeniowego.
Koszty czynszu i opłaty za media, które są obliczone na podstawie szacowanego zużycia, mogą być ujęte przez najemcę w prowadzonej przez niego księdze podatkowej w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” na podstawie rachunku wystawionego przez wynajmującego. Jeśli po zakończeniu okresu rozliczeniowego okaże się, że rzeczywiste zużycie mediów różni się od wcześniej prognozowanego, wynajmujący może wystawić dokument korygujący koszty mediów. W takim przypadku, najemca powinien skorygować wpisy dokonane wcześniej w księdze podatkowej, zwiększając lub zmniejszając je w miesiącu otrzymania tego dokumentu, zgodnie z art. 22 ust. 7c ustawy o pdof.
Podstawa prawna:
