Koszty wynikające z faktur prognozujących zużycie energii elektrycznej, co do zasady, należy rozliczać w czasie jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Jednak jeśli w ocenie jednostki koszty te są nieistotne i dotyczą jednego roku obrotowego, można odnieść je w koszty jednorazowo, pod warunkiem że nie ma to negatywnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.
Powołując się na art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości wydatki na zużycie energii elektrycznej należy odnosić do kosztów w miesiącu, którego dotyczą. Zapisów w księgach dokonuje się stosując także zasadę współmierności przychodów i kosztów. Do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Konsekwencją stosowania tej zasady jest dokonywanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, które polegają na przesunięciu na kolejne okresy całości lub części poniesionych wydatków z tytułu zakupu wynikających np. z faktur prognozujących zużycie mediów, gdy dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych
W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Art. 6 ust. 1 UoR
Trzeba zaznaczyć, że jednostce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury prognozującej zużycie mediów w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym została ona wystawiona, lecz nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym fakturę tę otrzymała. Jednostka może tego dokonać, o ile faktura prognoza spełnia warunki do uznania jej za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.).
Zadanie
3 czerwca 2021 r. do przedsiębiorstwa XYZ wpłynęły faktury prognozujące zużycie energii elektrycznej w budynku administracyjnym w okresie od lipca do grudnia 2021 r., które zostały wystawione w dniu 1 czerwca 2021 r. Na fakturach jest wskazany miesiąc w 2021 r., którego dotyczą, tj.: lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad i grudzień. Wartość brutto szacowanej kwoty dotyczącej zużycia energii na każdej z faktur wynosi 1 905,67 zł (w tym VAT 356,34 zł).
Przedsiębiorstwo prowadzi pełny rachunek kosztów. Szacowana wartość zużycia energii elektrycznej została ujęta na koncie 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe przychodów” i będzie odnoszona w koszty działalności operacyjnej w miesiącu, którego dotyczy szacowane zużycie energii.
1) Faktury prognozy za zużycie energii w okresie od lipca do grudnia 2021 r. (dla uproszczenia łącznie) – zapis w księgach czerwca 2021 r.
a) wartość brutto (1 905,67 zł × 6 faktur)
b) VAT naliczony do odliczenia (356,34 zł × 6 faktur)
c) wartość netto (1 549,33 zł × 6 faktur)
d) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie
2. PK – odniesienie do kosztów wartości zużycia energii elektrycznej za lipiec 2021 r. – zapis w księgach lipca 2021 r.
