Przepisy prawa pracy nie określają zasad ustalania wymiaru urlopu w razie zmiany wielkości etatu w ciągu roku kalendarzowego. W takim przypadku w praktyce uprawnienia urlopowe ustala się odrębnie za okresy pracy w różnych wymiarach czasu pracy, w proporcji do tych wymiarów.
Zgodnie z art. 153 § 2. wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony w § 1; niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Gdy okres zatrudnienia na część etatu obejmuje kilka miesięcy, wówczas urlop za ten okres jest podwójnie proporcjonalny: do wielkości etatu i miesięcy przepracowanych przy tym etacie.
Natomiast proporcjonalne ustalenie wymiaru urlopu za pracę na pełny etat, gdy trwa ona kilka miesięcy w roku, wymaga przeliczenia należnego wymiaru urlopu proporcjonalnie do liczby miesięcy tak przepracowanych (przykład).
Przy ustalaniu urlopu w wymiarze proporcjonalnym kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi ze względu na posiadany staż pracy. Przy czym niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, a wynikający z przeliczeń niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 1552a § 2 i art. 1553 § 1 K.p.).
Przykład 1
Pani Ania zatrudniona jest w firmie XYZ na czas nieokreślony od 3 stycznia 2020 r. Świadczy ona pracę na cały etat. Od 1 maja 2021 r. obniżono jej wymiar czasu pracy do ½ etatu.
Pracownicy ze względu na posiadany staż pracy przysługuje urlop wynoszący 20 dni. Za 2020 r. pracownica była uprawniona do 20 dni urlopu, który wykorzystała w marcu 2021 r. Urlop dla niej za 2021 r. obliczono następująco:
– za okres styczeń-kwiecień 2021 r.:
20 dni × 4/12 = 6,67, po zaokrągleniu 7 dni; 7 dni × 8 godz. = 56 godz.,
– za okres maj-grudzień 2021 r.:
20 dni × 1/2 = 10 dni; 10 dni × 8/12 = 6,67 dni, po zaokrągleniu 7 dni; 7 dni × 8 godz. = 56 godz.
– łącznie 14 dni (112 godz.), tj. 7 dni + 7 dni.
Przykład 2
Pan Wiktor zatrudniony jest na czas nieokreślony od 15 czerwca 2019 r. na 1/4 etatu. Z dniem 1 marca 2021 r. podwyższono mu wymiar czasu pracy do 7/8 etatu. Ze względu na posiadany staż pracy przysługuje urlop wynoszący 26 dni. Urlop dla niego za 2021 r. obliczono następująco:
– za okres styczeń-luty 2021 r.:
26 dni × 1/4 etatu = 6,5 dnia, po zaokrągleniu 7 dni;
7 dni × 2/12 = 1,17 dnia, po zaokrągleniu 2 dni;
2 dni × 8 godz. = 16 godz.,
– za okres marzec-grudzień 2021 r.:
26 dni × 7/8 etatu = 22,75 dnia, po zaokrągleniu 23 dni;
23 dni × 10/12 = 19,17 dnia, po zaokrągleniu 20 dni;
20 dni × 8 godz. = 160 godz.
– łącznie 22 dni (176 godz.), tj. 2 dni + 20 dni.
