Czym jest koszt podatkowy? 

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. 

Na podstawie treści przepisu w doktrynie podkreśla się, że aby wydatek był kosztem podatkowym, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki: 

  • został poniesiony przez podatnika; 
  • jest definitywny, a więc bezzwrotny; 
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą; 
  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów; 
  • nie jest kosztem wymienionym w art. 23 ust. 1 ustawy; 
  • został właściwie udokumentowany. 

Tak więc, aby móc uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów, należy wykazać jego związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą. 

Jak udokumentować poniesione wydatki? 

Naturalnie każdy wydatek dla celów dowodowych powinien być prawidłowo udokumentowany. 

W przypadku przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów należy odnieść się do art. 22 ust. 6b ustawy PIT. Przepis ten podaje, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Z przepisu tego wynika, że podstawą do ujęcia kosztu jest faktura lub inny dowód wówczas, gdy nie ma faktur. 

Natomiast podstawą zapisów w księdze zgodnie z § 11 ust. 3 rozporządzenia są dowody księgowe, którymi są: 

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub 

1c) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej: 

  • datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, 
  • wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów, 
  • wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody, 
  • podpis osoby sporządzającej dokument lub 

2) inne dowody, wymienione w § 12 i 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: 

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, 
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, 
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, 
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych 

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. 

Przypadki, w których możliwe jest rozliczenie kosztów bez faktury 

Na gruncie prawa podatkowego obowiązuje zasada otwartego katalogu środków dowodowych. Zgodnie z art. 180 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. 

Taka wykładnia oznacza zatem, że wydatek może zostać udokumentowany również w inny sposób niż za pomocą faktury. 

Ubezpieczenie pojazdu 

Przedsiębiorcy użytkujący w działalności samochód (firmowy lub prywatny), mogą ująć w kosztach firmowych ubezpieczenie OC i AC samochodu, na podstawie polisy ubezpieczeniowej i potwierdzenia zapłaty. 

Opłaty pocztowe  

W celu ujęcia opłat pocztowych w kosztach firmowych nie jest potrzebna faktura, a jedynie dowód poniesienia opłaty. 

Prowizje i opłaty bankowe 

Wyciąg bankowy z rachunku firmowego może być podstawą księgowania takich wydatków jak prowizje i opłaty związane z prowadzeniem konta firmowego. 

Odsetki od kredytów przeznaczonych na cele działalności gospodarczej zaksięgujemy na podstawie potwierdzenia zapłaty (odsetki stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie zapłaty). 

Wydatki poniesione w podróży służbowej 

Wydatek na zakup paliwa za granicą księgujemy na podstawie opisanego z tyłu paragonu (dane firmy i rodzaj zakupionego towaru). Podobnie korzystając z autostrady, wystarczy zabrać potwierdzenie, a kiedy parkujemy samochód, do rozliczenia potrzebny jest jedynie bilet parkingowy lub wydruk z parkometru. 

Bilety kolejowe czy autobusowe można księgować bezpośrednio w PKPiR (bez faktury), jeżeli posiadają:

  • numer,
  • datę wystawienia,
  • NIP,
  • nazwę sprzedawcy,
  • kwotę podatku
  • kwotę do zapłaty. 

Podróż samolotem księgujemy natomiast na podstawie karty pokładowej i potwierdzenia zapłaty. 

Dodatkowo w delegacji możemy rozliczyć również dietę (stawki dzienne określone są w zależności od kraju, w którym odbywa się delegacja). 

Udostępnij:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.