Faktura korygująca
Faktura korygująca jest narzędziem do naprawiania błędów na oryginalnej fakturze lub dostosowania jej do zmienionych warunków transakcji. Wystawiasz ją, gdy:
- zauważysz błąd na fakturze, np. w cenie, stawce, kwocie podatku lub którejkolwiek innej pozycji,
- udzielasz rabatu,
- klient zwrócił towar,
- zwracasz nabywcy całą zapłatę lub jej część,
- nie dołączyłeś adnotacji o “mechanizmie podzielonej płatności”, mimo obowiązku.
Warto zaznaczyć, że tylko przedsiębiorca, który wystawił pierwotną fakturę, może wystawić fakturę korygującą.
Faktura korygująca zawiera:
- wyrażenie „faktura korygująca” albo „korekta”
- kolejny numer oraz datę jej wystawienia
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
- datę wystawienia faktury
- numer faktury
- nazwę wystawcy faktury i nazwę nabywcy towaru/usługi
- nr NIP wystawcy faktury
- nr NIP nabywcy towaru/usługi
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub też datę otrzymania zapłaty (jeśli zapłata nastąpiła przed zrealizowaniem dostawy lub wykonaniem usługi), jeżeli data jest znana i różni się od daty wystawienia faktury
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą
- opis przyczyny korekty
- kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej (jeżeli korekta prowadzi do zmiany podstawy opodatkowania lub wysokości podatku należnego)
- prawidłową treść korygowanych pozycji (gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania, lub kwoty podatku należnego).
Faktura korygująca in plus
W sytuacji wystawienia faktur korygujących typu “in plus”, istnieje konieczność podwyższenia podstawy opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym pojawił się powód do takiego zwiększenia. To znaczy, że wszelkie korekty typu “in plus” realizowane są w okresie rozliczeniowym, w którym nastąpiło zwiększenie podstawy opodatkowania, na przykład gdy cena została później podniesiona po osiągnięciu pewnego poziomu rentowności.
Faktura korygująca in minus
Faktura korygująca, typu “in minus”, obniża podstawę opodatkowania w porównaniu z tą, która została określona na oryginalnej fakturze.
Taki rodzaj faktury bierze się pod uwagę w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona, pod warunkiem, że:
- podatnik uzgodnił z nabywcą lub odbiorcą usługi warunki obniżenia podstawy opodatkowania i jest w posiadaniu odpowiedniej dokumentacji,
- warunki te są spełnione w chwili dokonania korekty przez podatnika;
- faktura korygująca zgadza się z dokumentacją, którą posiada podatnik.
Jeśli nie masz odpowiednich dokumentów potwierdzających te warunki w okresie, gdy wystawiłeś fakturę korygującą, obniżenie podstawy opodatkowania i podatku należnego wykonujesz dopiero za okres rozliczeniowy, kiedy masz odpowiednią dokumentację.
Istnieją wyjątki, gdzie wymagania te nie są stosowane, takie jak:
- eksport i dostawa towarów wewnątrzwspólnotowa,
- dostawa towarów i usługi poza krajem,
- sprzedaż określonych usług, takich jak energia elektryczna, cieplna, chłodnicza, gaz przewodowy, oraz określone usługi telekomunikacyjne.
Nabywca, którego faktura zakupowa jest korygowana “in minus”, musi obniżyć kwotę podatku naliczonego w odpowiednim okresie rozliczeniowym, jeśli warunki te zostały spełnione.
Nota korygująca
Jeśli jesteś kupującym i otrzymałeś od dostawcy fakturę zawierającą błędy, masz możliwość wystawienia noty korygującej. Za pomocą tego dokumentu możesz sprostować jedynie błędy formalne, takie jak błędna data wystawienia, informacje o nabywcy, data dostarczenia towarów lub wykonania usługi, lub nazwa (typ) produktu lub usługi.
Jeśli sprzedawca wystawił fakturę bez odpowiedniego oznaczenia “mechanizm podzielonej płatności”, mimo że miał taki obowiązek, również możesz wystawić notę korygującą.
Za pomocą noty korygującej nie można jednak wprowadzić zmian w takich danych jak:
- jednostka miary i ilość dostarczonych produktów lub zakres świadczonych usług,
- cena netto jednostkowa produktu lub usługi
- kwota rabatów lub obniżek, jeśli nie zostały one uwzględnione w cenie netto,
- wartość sprzedaży netto dostarczonych produktów lub świadczonych usług,
- stawka podatkowa,
- wartość sprzedaży netto z podziałem na różne stawki podatkowe i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwota podatku od wartości sprzedaży netto, rozłożona na poszczególne stawki podatku,
- całkowita kwota należności.
Warto zwrócić uwagę, że nota musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury, choć przepisy nie określają konkretnej formy tej akceptacji.
Dokument korygujący powinien zawierać:
- określenie “nota korygująca”
- numer porządkowy i datę jej wydania
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy, ich adresy i numery identyfikacyjne dla celów podatkowych
- szczegóły zawarte w korygowanej fakturze
- wyjaśnienie, jakie informacje są korygowane, i ich prawidłową treść.
Nota korygująca może być także wystawiona w formie cyfrowej.
Duplikat
Sprzedawca ma obowiązek wystawienia duplikatu faktury na żądanie nabywcy, jeśli oryginalna faktura zostanie zniszczona lub zaginie. Prawo nie określa konkretnej formy, w jakiej nabywca musi złożyć wniosek o wydanie duplikatu. Taka prośba może zostać złożona nawet w sposób ustny.
Duplikat faktury musi zawierać te same informacje, które były zawarte w zaginionej lub zniszczonej fakturze VAT, z dodatkiem słowa „duplikat” oraz daty jego wystawienia.
W sytuacji, gdy nabywca otrzymał już pierwotną fakturę i na jej podstawie odliczył VAT, ale faktura ta została później zniszczona, duplikat jest niezbędny do udokumentowania prawa do wcześniej dokonanego odliczenia podatku VAT.
Natomiast jeśli nabywca w ogóle nie otrzymał faktury, na przykład z powodu błędu w adresie wysyłki przez sprzedawcę, duplikat staje się podstawą do odliczenia VAT. Odliczenie to może nastąpić za okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał duplikat, lub w ciągu jednego z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Anulowanie faktury
Przepisy prawne nie zawierają wyraźnych regulacji dotyczących anulowania faktur. Jednak na podstawie interpretacji organów skarbowych oraz orzeczeń sądowych można stwierdzić, że anulowanie faktury jest dopuszczalne pod dwoma równocześnie spełnionymi warunkami:
- Transakcja nie doszła do skutku.
- Faktura VAT nie została wprowadzona do obrotu prawnego, co oznacza, że wystawca powinien posiadać oba egzemplarze dokumentu.
Możliwość anulowania faktury może wystąpić, gdy:
- Przedsiębiorca wystawił fakturę, ale przed jej przekazaniem zauważył błąd.
- Przedsiębiorca wystawił fakturę, ale klient zrezygnował z zakupu, a faktura nie została wysłana.
- Przesyłka z towarem i fakturą nie została odebrana przez klienta i wróciła do firmy.
- Przesyłka z towarem i fakturą uległa zniszczeniu lub zgubiła się i nie dotarła do adresata ani nie wróciła do nadawcy.
Aby prawidłowo anulować fakturę, konieczne jest:
- Przekreślenie obu egzemplarzy anulowanej faktury (jeśli brakuje jednego, konieczne jest udokumentowanie zaginięcia).
- Dołączenie do faktury opisu przyczyny anulowania z datą i podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur.
Mimo że anulowane faktury nie podlegają ewidencji księgowej, należy je przechowywać wraz z dokumentacją księgową firmy.
Podstawa prawna:
