Z dniem 1 września 2019 roku weszła w życie tzw. biała lista podatników VAT. Lista ta jest wykazem przydatnych informacji o przedsiębiorcach będących podatnikami VAT i w obrocie gospodarczym służy przede wszystkim do weryfikowania wiarygodności kontrahentów.
Biała lista podatników VAT – wprowadzenie
Biała lista podatników VAT zwana również jako wykaz podatników VAT, jest jedną ogólnodostępną i darmową bazą danych, zawierającą informacje o podmiotach, które zostały przez naczelnika urzędu skarbowego zarejestrowane jako podatnicy VAT bądź zostali oni przez niego wykreśleni lub przywróceni do rejestru VAT. Wykaz prowadzony jest w formie elektronicznej przez Szefa KAS i został udostępniony na stronie:
Wykaz posiada funkcjonalność umożliwiającą weryfikację statusu kontrahenta na wybrany dzień, licząc do 5 lat wstecz.
Jak przeszukiwać białą listę podatników VAT?
Informacje zamieszczone w wykazie można wyszukiwać według NIP, REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy. Jeśli zostanie wpisany tylko fragment tej nazwy, system pokaże pasujące wyniki, spośród których należy wybrać właściwą firmę.
Zakres informacji o podatnikach
Wykaz zawiera:
- nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
- numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
- status podmiotu:
- w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
- zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
- numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
- numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
- adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej
- imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej
- imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
- daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
- podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
- numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.
Numery rachunków na białej liście podatników VAT
Dla przedsiębiorców bardzo ważną informacją, którą znajdą w wykazie są numery firmowych rachunków bankowych. Są to tzw. rachunki rozliczeniowe.
Te numery są publikowane tylko w przypadku zarejestrowanych podatników VAT lub podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru. Jeżeli przedsiębiorcy odmówiono rejestracji jako podatnik VAT lub został wykreślony, to jego dane zostaną uwidocznione w wykazie, ale nie obejmą informacji o rachunku rozliczeniowym.
Jak zaktualizować rachunek, który zawiera biała lista podatników VAT?
W przypadku gdy podatnik posiada rachunek rozliczeniowy tj. firmowy lub imienny rachunek w SKOK i chce, aby pojawił się on w wykazie, bądź nie został on w nim zamieszczony, powinien:
- zaktualizować wniosek CEIDG-1 w przypadku przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą,
- poinformować właściwy urząd skarbowy o tym rachunku na odpowiednim formularzu NIP, tj.:
- NIP-8 w przypadku podmiotu wpisanego do KRS,
- NIP-2 w przypadku spółki cywilnej,
- NIP-7 w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność, która nie podlega rejestracji w CEIDG wraz z załącznikiem NIP-B, w którym zamieszcza się informację o rachunkach bankowych.
Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy
Od 1 stycznia 2020 r., jeśli przedsiębiorca dokona płatności swojemu partnerowi biznesowemu powyżej 15 tys. zł na inny rachunek, niż podany w wykazie:
- nie będzie miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,
- będzie ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.
Aby uwolnić się od tych sankcji, należy najpóźniej w ciągu 3 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformować o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.
Dane podatników aktualizowane są raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego należy sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planuje się zrealizować przelew.
