Korzystanie z platform społecznościowych jest obecnie powszechnym zjawiskiem, obejmującym zarówno pracodawców, jak i pracowników. Trudno wyobrazić sobie codzienne funkcjonowanie bez korzystania z takich serwisów. Wraz z postępem w dziedzinie cyfryzacji życia, dochodzi do swoistych prób sankcjonowania treści internetowych, udostępnianych przez pracowników w social mediach.
W przypadku dużych korporacji zazwyczaj istnieje określona polityka medialna. Pracownicy są do niej zobowiązani poprzez odpowiednie regulacje, na przykład w regulaminach. Taki stan rzeczy rodzi wątpliwości natury prawnej odnośnie monitorowania zachowań pracowników w sieci, gromadzenia i przetwarzania danych na ich temat, na podstawie udostępnianych przez nich treści oraz wpływu informacji pozyskiwanych w ten sposób na postrzeganie pracownika.
Gromadzenie danych przez pracodawcę
Polskie prawo dokładnie wymienia, jakie dane na temat pracownika może gromadzić pracodawca. Sytuacja wygląda inaczej w stosunku do osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Wtedy katalog danych zawężony jest wyłącznie do informacji koniecznych w procesie rekrutacji. Ustawodawca zalicza do nich:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Ponadto, w kodeksie pracy znajdziemy zastrzeżenie, że informacje na temat wykształcenia, kwalifikacji i doświadczenia pracodawca może zbierać tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku.
W przypadku zatrudnionego już pracownika, katalog jest o wiele szerszy i obejmuje:
- adres zamieszkania;
- numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- inne dane osobowe pracownika;
- dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
- numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Przepisy specjalne mogą wprowadzać obowiązek lub prawo pracodawcy do weryfikacji innych informacji ze względu na specyficzne wymagania stawiane przed pracownikiem. Do takich wyjątków możemy zaliczyć obowiązek przedłożenia zaświadczenia o niekaralności w przypadku niektórych zawodów.
Ustawa o ochronie danych osobowych reguluje także wykorzystywanie danych wrażliwych. Zaliczamy do nich: pochodzenie rasowe lub etniczne, przekonania polityczne, wyznawaną religię lub przekonania światopoglądowe, przynależność do organizacji związkowych, a także przetwarzanie danych genetycznych, biometrycznych w celu identyfikacji osoby, czy dane dotyczące zdrowia, seksualności czy orientacji seksualnej. Mogą one być zbierane tylko, gdy pracownik z własnej inicjatywy przekazał takie informacje i udzielił wyraźnej zgody na ich gromadzenie. Ważne jest także przestrzeganie przepisów kodeksu pracy, które zabraniają negatywnego traktowania kandydata lub pracownika w przypadku, gdy ten zgody na przetwarzanie nie wyrazi lub taką zgodę wycofa. Tego rodzaju sytuacja nie może także być podstawą dla odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania umowy przez pracodawcę.
Działalność pracownika w sieci
Kodeks pracy przewiduje tzw. monitoring w zakładzie pracy oraz monitoring poczty elektronicznej. Przepisy te w żaden sposób nie pozwalają pracodawcy na monitorowanie prywatnej aktywności pracowników w social mediach. Takie zachowanie naruszałoby prywatność pracownika. Sama działalność monitorowania podlega obwarowaniu przepisami prawnymi, które nakazują informowanie pracownika o celach, zakresie oraz sposobach zastosowania monitoringu. Niedopuszczalna jest sytuacja uruchomienia monitoringu bez wcześniejszego poinformowania pracowników o tym fakcie. Ponadto, na pracodawcy ciąży obowiązek przekazania na piśmie zasad monitorowania nowym pracownikom przed ich przystąpieniem do pracy.
Urząd Ochrony Danych Osobowych wielokrotnie wyrażał swoje stanowisko na temat gromadzenia i przetwarzania informacji na temat prywatnych profili pracowników. Według UODO, takie zachowanie jest nieakceptowalne, pracodawca nie ma prawa do pozyskiwania danych dotyczących życia prywatnego pracownika.
W kontekście takich rozważań należy też zwrócić uwagę na serwisy społecznościowe, które zrzeszają osoby pracujące i poszukujące pracy, na których można uzupełnić swój profil informacjami na temat swojego doświadczenia, wykształcenia i innych cech, które mogą okazać się pożądane przez ewentualnych pracodawców. Informacje znajdowane na takich portalach, według UODO, mogą mieć negatywny wpływ na ocenę kandydata.
Innym przypadkiem, w którym pracodawca może być zainteresowany treściami publikowanymi przez pracowników, jest udostępnianie informacji dotyczących przedsiębiorstwa lub przełożonych, które mogą wpływać negatywnie na PR firmy. Coraz powszechniejszą reakcją na takie zachowanie jest korzystanie z przepisu kodeksu pracy dotyczącego podstawowych obowiązków pracownika, a w szczególności z punktów mówiących o dbaniu o dobro zakładu i o przestrzeganiu zasad współżycia społecznego. Należy mieć na uwadze, że subiektywna ocena na temat wpływu zachowania pracownika w sieci poza pracą na wizerunek firmy nie jest co do zasady wystarczającą przesłanką do rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem.
